Zgłoś nieobecność ucznia online

Jeden kanał zamiast czterech dróg bocznych

W wielu szkołach zgłoszenia choroby biegną jednocześnie czterema drogami: telefon do sekretariatu, e-mail do wychowawcy, wiadomość w grupie rodziców i karteczka następnego dnia. Każda droga rodzi własną notatkę, a żadna z tych notatek nie wie o pozostałych. Przy zgłaszaniu online każde zgłoszenie trafia na tę samą listę, niezależnie od tego, czy przyszło z aplikacji, z przeglądarki, czy z samego sekretariatu. Dzięki temu istnieje jedno źródło odpowiedzi na pytanie, kogo dziś brakuje – i na późniejsze pytanie, czy ta nieobecność była usprawiedliwiona. Sekretariat oszczędza nie tylko telefony, ale przede wszystkim zbieranie wszystkiego po południu.

Co szkoła widzi rano

Rano szkoła potrzebuje dwóch odpowiedzi: kogo brakuje i czy jest do tego zgłoszenie. SchuleVernetzt stawia obie listy obok siebie. Zgłoszenia pojawiają się z klasą, nazwiskiem, okresem i godziną wpływu; nieusprawiedliwione nieobecności stoją obok i pozostają tam, dopóki ktoś ich nie wyjaśni. Ponieważ obecność jest zapisywana na każdej godzinie lekcyjnej, widać też, że dziecko znika dopiero od trzeciej godziny albo nie wraca po przerwie obiadowej. Na rozmowę z rodzicami można otworzyć przebieg całego roku szkolnego, bez przeglądania zeszytu. Gdy pojedyncze dni nieobecności się mnożą, szkoła zauważa to wcześnie, a nie dopiero przy świadectwie.

Dostęp, role i ochrona danych

Zgłaszanie choroby online nie oznacza wypuszczania danych o zdrowiu do otwartej sieci. Dostęp działa przez osobiste konto, przetwarzanie odbywa się na serwerach w Unii Europejskiej, a zgłoszenie widzą tylko te role, które go potrzebują: wychowawca, sekretariat i dyrekcja. Rodzice widzą wyłącznie własne dzieci. Podanie powodu nieobecności jest dobrowolne; szkole wystarczy informacja, że nieobecność wynikała z choroby, bo diagnoza to szczególna kategoria danych z art. 9 RODO. Administratorem danych uczniów jest szkoła reprezentowana przez dyrektora, a nie organ prowadzący – ten odpowiada za warunki działania i finansowanie placówki (art. 10 ust. 1 Prawa oświatowego), więc konto organu pracuje na wskaźnikach, nie na kartotece pojedynczego ucznia. Szkoła publiczna wyznacza inspektora ochrony danych, a nadzór sprawuje Prezes UODO. W zestawie są umowa powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO oraz opis procedury do rejestru czynności przetwarzania. Jak długo zapis zostaje w systemie, wynika z przepisów o dokumentacji przebiegu nauczania i z przyjętych przez szkołę zasad archiwizacji.