Segnalare un alunno malato online

Un canale invece di quattro strade parallele

In molte scuole le comunicazioni di malattia viaggiano su quattro strade contemporaneamente: telefonata in segreteria, email al coordinatore di classe, messaggio nel gruppo dei genitori e foglietto il giorno dopo. Ogni strada produce una nota a sé, e nessuna di queste note conosce le altre. Con la segnalazione online ogni comunicazione arriva nello stesso elenco, che provenga dall'app, dal browser o dalla segreteria stessa. Esiste così un'unica fonte per la domanda su chi manca oggi e per la domanda successiva sul fatto che l'assenza fosse giustificata. La segreteria non risparmia soltanto le telefonate, ma soprattutto la ricostruzione nel pomeriggio.

Cosa vede la scuola al mattino

Al mattino la scuola ha bisogno di due risposte: chi manca e se esiste una segnalazione. SchuleVernetzt mette i due elenchi uno accanto all'altro. Le segnalazioni compaiono con classe, nome, periodo e orario di arrivo; le assenze non giustificate stanno di fianco e restano finché qualcuno non le chiarisce. Poiché la presenza viene rilevata ora per ora, si nota anche quando un alunno manca solo dalla terza ora o non rientra dopo la pausa pranzo. Per i colloqui con le famiglie si può aprire l'andamento di un intero anno scolastico senza sfogliare alcun quaderno. Se le giornate isolate si accumulano, la scuola se ne accorge presto e non solo in sede di scrutinio.

Accesso, ruoli e protezione dei dati

Segnalare online non significa mettere dati sanitari sulla rete aperta. L'accesso passa da un account personale, il trattamento da server ospitati nell'Unione europea, e una segnalazione è visibile solo ai ruoli che ne hanno bisogno: coordinatore di classe, segreteria e dirigenza. I genitori vedono soltanto i propri figli. Indicare un motivo dell'assenza è facoltativo; alla scuola basta sapere che si è mancato per malattia, e il dato rientra comunque tra le categorie particolari dell'articolo 9 del GDPR, richiamate per la scuola dal Garante per la protezione dei dati personali. Sono inclusi l'accordo sul trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR e una descrizione della procedura, così che il responsabile della protezione dei dati dell'istituto non debba ricostruire nulla. Per quanto tempo i dati restino conservati non lo decide il fornitore: lo fissa il piano di conservazione dell'istituto, redatto secondo le linee guida dell'AgID, e il termine è configurabile scuola per scuola.