Gestisci assenze, ritardi e giustificazioni della tua scuola

Che cosa conta il sistema, e che cosa resta alla scuola

Il regolamento di un istituto tratta in modo diverso i ritardi ripetuti, la singola ora di lezione persa e la giornata intera di assenza, e nella secondaria la validità dell'anno si misura sulle ore, non sui giorni. SchuleVernetzt registra la presenza nella singola ora. I totali sono in giorni: per ogni alunno i giorni di assenza, divisi in giustificati e non giustificati, i giorni con ritardo e il tasso di assenza sui giorni registrati, per l'anno scolastico o per un periodo a scelta, per la singola classe e per l'intero istituto. Accanto compare il numero delle singole ore di assenza, distinte in giustificate e non giustificate. Per materia il sistema non fa distinzioni, e la quota sull'orario annuale personalizzato non viene calcolata: quel conto, che decide la validità dell'anno, resta alla scuola. Per un colloquio con la famiglia i giorni di assenza di ogni alunno sono pronti prima che qualcuno debba andarli a cercare.

La conciliazione che fa risparmiare lavoro

Il vero impegno nella gestione delle assenze non è contare ma assegnare: quale giustificazione appartiene a quale giornata, quale documento manca ancora. SchuleVernetzt sovrappone i due lati. Quando arriva una comunicazione di malattia o una giustificazione scritta, il sistema cerca le ore interessate e le contrassegna come giustificate. Ciò che resta aperto dopo è la vera lista di lavoro della segreteria: corta, invece che lunga pagine e pagine. Se per un caso è stato annunciato un documento, l'assenza resta contrassegnata come incompleta finché non arriva, e sollecita da sola entro il termine che il regolamento d'istituto stabilisce. Le correzioni successive restano possibili e vengono registrate, così una rettifica in vista dello scrutinio è sempre ricostruibile.

Conservazione, consultazione e cancellazione

Le assenze sono dati personali; un certificato medico è in più un dato sanitario, cioè una categoria particolare ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. In Italia al trattamento si applicano anche il Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018) e le indicazioni che il Garante per la protezione dei dati personali dedica alla scuola. SchuleVernetzt tratta questi dati su server ospitati nell'Unione europea e fornisce l'accordo sul trattamento previsto dall'articolo 28 del GDPR insieme alla descrizione della procedura, in modo che il responsabile della protezione dei dati dell'istituto possa valutarla. Vi accede solo chi ne ha bisogno per il proprio compito: il coordinatore di classe per la sua classe, la segreteria per le giustificazioni, la dirigenza per i report. Ogni accesso finisce nell'audit trail. Per quanto tempo vadano conservate le assenze lo stabilisce il piano di conservazione dell'istituto; poiché le annate sono archiviate separatamente, un'annata scaduta si elimina senza toccare i dati correnti.

Che cosa significano le assenze per le famiglie, dal limite dei tre quarti del monte ore alla procedura sull'obbligo di istruzione, lo spiega la pagina Limite di assenze a scuola.