Gestisci assenze, ritardi e monte ore della tua scuola

Contare a parte ritardi, ore perse e giornate

Il regolamento di un istituto tratta tre cose in modo diverso: i ritardi ripetuti, la singola ora di lezione persa e la giornata intera di assenza. Chi raccoglie tutto in un unico totale non riesce più a distinguerle in seguito, e proprio la distinzione serve: nella secondaria la validità dell'anno si misura sulle ore, non sui giorni. SchuleVernetzt conta le tre grandezze separatamente e le somma in parallelo, per alunno, per materia, per periodo di valutazione e per anno scolastico. Poiché la presenza è legata alla singola ora, diventano visibili anche schemi che in una griglia giornaliera scompaiono: l'assenza regolare alla prima ora, per esempio, o quella subito dopo la mensa. Per un colloquio con la famiglia questo significa che i numeri ci sono prima che qualcuno debba andarli a cercare.

La conciliazione che fa risparmiare lavoro

Il vero impegno nella gestione delle assenze non è contare ma assegnare: quale giustificazione appartiene a quale giornata, quale documento manca ancora. SchuleVernetzt sovrappone i due lati. Quando arriva una comunicazione di malattia o una giustificazione scritta, il sistema cerca le ore interessate e le contrassegna come giustificate. Ciò che resta aperto dopo è la vera lista di lavoro della segreteria: corta, invece che lunga pagine e pagine. Se per un caso è stato annunciato un documento, l'assenza resta contrassegnata come incompleta finché non arriva, e sollecita da sola entro il termine che il regolamento d'istituto stabilisce. Le correzioni successive restano possibili e vengono registrate, così una rettifica in vista dello scrutinio è sempre ricostruibile.

Conservazione, consultazione e cancellazione

Le assenze sono dati personali; un certificato medico è in più un dato sanitario, cioè una categoria particolare ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. In Italia al trattamento si applicano anche il Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018) e le indicazioni che il Garante per la protezione dei dati personali dedica alla scuola. SchuleVernetzt tratta questi dati su server ospitati nell'Unione europea e fornisce l'accordo sul trattamento previsto dall'articolo 28 del GDPR insieme alla descrizione della procedura, in modo che il responsabile della protezione dei dati dell'istituto possa valutarla. Vi accede solo chi ne ha bisogno per il proprio compito: il coordinatore di classe per la sua classe, la segreteria per le giustificazioni, la dirigenza per i report. Ogni accesso finisce nell'audit trail. Per quanto tempo vadano conservate le assenze lo stabilisce il piano di conservazione dell'istituto; poiché le annate sono archiviate separatamente, un'annata scaduta si elimina senza toccare i dati correnti.