Verzuimregistratie voor school: aanwezigheid bijhouden zonder telwerk
Wat moet een school precies bijhouden, en wanneer wordt het een melding? In Nederland is dat landelijk geregeld: de Leerplichtwet 1969 vraagt registratie van aan- en afwezigheid, en pas bij zestien uur ongeoorloofd verzuim in vier opeenvolgende lesweken volgt een melding bij het verzuimloket van DUO. SchuleVernetzt telt lesuren, te-laat-komen en hele dagen per leerling apart, houdt geoorloofd en ongeoorloofd verzuim gescheiden en laat de teller richting die grens meelopen.
Binnenkort beschikbaar
- AVG-conform
- Gehost in Duitsland
- Gratis voor leerkrachten
Een product van SavePaper.work
Waarom scholen verzuim digitaal registreren
Per leerling en per schooljaar geteld
Elk gemist lesuur en elke keer te laat gaat automatisch naar de juiste leerling en telt op over het schooljaar. Geen turflijst in het papieren klassenboek meer.
Geoorloofd en ongeoorloofd apart
Ziekte, verlof en schorsing zijn geoorloofd verzuim; spijbelen en vakantie zonder toestemming niet. Het onderscheid uit de Leerplichtwet zit in de registratie ingebakken, niet in het hoofd van de administratie.
De 16-uursgrens loopt mee
Bereikt het ongeoorloofde verzuim van een leerling zestien uur in vier opeenvolgende lesweken, dan ontstaat de meldplicht bij DUO. Het systeem laat die teller zien voordat de grens in zicht komt.
Overzicht op elk moment
Verzuim per klas, per vak of per rapportperiode staat altijd klaar, AVG-conform verwerkt, binnen de EU gehost en alleen zichtbaar voor wie de rol ervoor heeft.
In vier stappen naar een sluitende verzuimregistratie
Verzuim ontstaat in de les, wordt op de administratie geduid en komt aan het eind in het rapport terecht. Vier stappen, die SchuleVernetzt zonder turflijst aan elkaar knoopt.
-
1
De les registreert
De leraar zet in de eigen les aanwezig, te laat of afwezig. Daarmee hangt de registratie meteen aan een persoon, een vak en een tijdstip, in plaats van aan een verzamellijst die pas in juni wordt opgeteld.
-
2
De melding komt binnen
Ouders melden via de app of de browser, de administratie voert telefonische meldingen zelf in. Elke melding zoekt de bijbehorende uren op en zet ze op geoorloofd, met de reden die de Leerplichtwet kent: ziekte, verlof of schorsing.
-
3
Wat open blijft, blijft zichtbaar
Uren zonder geldige reden staan in een eigen lijst, gesorteerd op groep, datum en patroon. Daar loopt ook de teller: zestien uur ongeoorloofd verzuim in vier opeenvolgende lesweken is het moment waarop de school moet melden.
-
4
Rapport en archief
Bij de rapportvergadering staan geoorloofd en ongeoorloofd verzuim per leerling klaar en zijn ze te exporteren. Daarna blijft het schooljaar apart bewaard, zodat het aan het eind van de bewaartermijn in zijn geheel kan worden verwijderd.
Verzuim digitaal registreren of met turflijst en ordner
Verzuimregistratie in detail
Te laat, gemist lesuur en hele dag apart tellen
Een schoolgids behandelt drie dingen verschillend: herhaald te laat komen, het losse gemiste lesuur en de hele dag afwezigheid. Wie ze in een turflijst op een hoop gooit, kan ze later niet meer uit elkaar halen, en juist dat is nodig omdat de meldplicht in les- of praktijktijd wordt gerekend, niet in dagen. Voor het basisonderwijs gaat het daarbij om klokuren, in het voortgezet onderwijs om lesuren. SchuleVernetzt telt de drie grootheden apart en telt ze parallel op: per leerling, per vak, per rapportperiode en per schooljaar. Omdat de aanwezigheid aan het losse lesuur hangt, worden ook patronen zichtbaar die in een dagraster verdwijnen, zoals het steeds ontbreken in het eerste uur of na de pauze. Voor een oudergesprek betekent dat: de cijfers liggen er al voordat iemand een map hoeft door te bladeren.
Geoorloofd, ongeoorloofd en de teller ertussen
Het echte werk in de verzuimadministratie is niet het tellen, maar het duiden: is dit uur geoorloofd of niet? De Leerplichtwet 1969 somt de geldige redenen op in artikel 11, met ziekte voorop, naast schorsing, een religieuze verplichting, een huwelijk of begrafenis en toegekend verlof. Alles wat daar niet onder valt, is ongeoorloofd, en pas dat deel telt mee richting de meldplicht van artikel 21a: zestien uur les- of praktijktijd in vier opeenvolgende lesweken. Vakantieweken tellen daarbij niet mee als lesweek. SchuleVernetzt legt beide kanten over elkaar: komt een ziekmelding of een verlofbesluit binnen, dan worden de betrokken uren als geoorloofd gemarkeerd en verdwijnen ze uit de teller. Wat daarna open blijft, is de werklijst van de administratie, kort in plaats van bladzijdenlang. Correcties achteraf kunnen en worden gelogd.
Bewaren, inzien en verwijderen
Verzuimgegevens zijn persoonsgegevens, en een ziekmelding raakt daarbij aan gezondheid, een bijzondere categorie volgens artikel 9 AVG. SchuleVernetzt verwerkt beide binnen de EU en levert de verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG met de verwerkingsbeschrijving mee. Dat sluit aan bij de manier waarop het Nederlandse onderwijs privacy heeft georganiseerd: via het Privacyconvenant Onderwijs en de bijbehorende model-verwerkersovereenkomst. Inzage heeft alleen wie het voor de taak nodig heeft: de mentor voor de eigen groep, de administratie voor de binnenkomende meldingen, de schoolleiding voor de overzichten. Elke toegang staat in het logboek. Hoe lang verzuimgegevens bewaard blijven, legt de school vast in het eigen privacybeleid; omdat schooljaren gescheiden zijn opgeslagen, kan een verstreken jaar worden verwijderd zonder de lopende gegevens te raken.
In een paar stappen startklaar
Groepen aanmaken en leraren koppelen, klaar. Vanaf de eerste dag komen aanwezigheid, ziekmeldingen en verlof op één plek samen, zonder training en zonder nieuwe hardware. De registratie sluit aan op wat de Inspectie van het Onderwijs bij scholen controleert: een sluitende registratie van aan- en afwezigheid.
Veelgestelde vragen over verzuimregistratie
Wees erbij als SchuleVernetzt van start gaat
We bouwen SchuleVernetzt op volle kracht. Laat je e-mailadres achter en we brengen je op de hoogte zodra jouw school aan de slag kan – gratis en vrijblijvend.
We gebruiken je adres alleen om je bij de lancering te informeren en je kunt je op elk moment weer afmelden.