Verzuimregistratie voor school: aanwezigheid bijhouden zonder telwerk

Te laat, gemist lesuur en hele dag uit elkaar houden

Een schoolgids behandelt drie dingen verschillend: herhaald te laat komen, het losse gemiste lesuur en de hele dag afwezigheid. Wie ze in een turflijst op een hoop gooit, kan ze later niet meer uit elkaar halen, en juist dat is nodig omdat de meldplicht in les- of praktijktijd wordt gerekend, niet in dagen. Voor het basisonderwijs gaat het daarbij om klokuren, in het voortgezet onderwijs om lesuren. SchuleVernetzt registreert de aanwezigheid in de les. De totalen rekenen in dagen: per leerling de geoorloofde en ongeoorloofde dagen, de dagen met te laat komen en het verzuimpercentage over de geregistreerde dagen, per klas en voor de hele school, voor het schooljaar of elke andere periode. Daarnaast staat het aantal gemiste lesuren, geoorloofd en ongeoorloofd apart. Per vak splitst het systeem niet uit, en of de grens van de meldplicht is bereikt, toetst het niet: dat doet de school zelf, aan de hand van deze cijfers. Voor een oudergesprek betekent dat: de cijfers liggen er al voordat iemand een map hoeft door te bladeren.

Geoorloofd, ongeoorloofd en de meldgrens

Het echte werk in de verzuimadministratie is niet het tellen, maar het duiden: is dit uur geoorloofd of niet? De Leerplichtwet 1969 somt de geldige redenen op in artikel 11, waaronder ziekte, schorsing, een religieuze verplichting en verlof voor vakantie of voor andere gewichtige omstandigheden. Alles wat daar niet onder valt, is ongeoorloofd, en pas dat deel telt mee richting de meldplicht van artikel 21a: zestien uur les- of praktijktijd in vier opeenvolgende lesweken. Vakantieweken tellen daarbij niet mee als lesweek. SchuleVernetzt legt beide kanten over elkaar: komt een ziekmelding of een verlofbesluit binnen, dan wordt de afwezigheid als geoorloofd gemarkeerd. Wat daarna open blijft, is de werklijst van de administratie, kort in plaats van bladzijdenlang. Correcties achteraf kunnen en worden gelogd.

Bewaren, inzien en verwijderen

Verzuimgegevens zijn persoonsgegevens, en een ziekmelding raakt daarbij aan gezondheid, een bijzondere categorie volgens artikel 9 AVG. SchuleVernetzt verwerkt beide binnen de EU en levert de verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG met de verwerkingsbeschrijving mee. Dat sluit aan bij de manier waarop het Nederlandse onderwijs privacy heeft georganiseerd: via het Privacyconvenant Onderwijs en de bijbehorende model-verwerkersovereenkomst. Inzage heeft alleen wie het voor de taak nodig heeft: de mentor voor de eigen groep, de administratie voor de binnenkomende meldingen, de schoolleiding voor de overzichten. Elke toegang staat in het logboek. Hoe lang verzuimgegevens bewaard blijven, legt de school vast in het eigen privacybeleid; omdat schooljaren gescheiden zijn opgeslagen, kan een verstreken jaar worden verwijderd zonder de lopende gegevens te raken.

Wat ongeoorloofd verzuim voor gezinnen betekent – van de meldgrens van zestien uur tot de boete van het Openbaar Ministerie – staat op de pagina Ongeoorloofd verzuim.