Vervangingsrooster-software voor scholen

Import uit Untis en Indiware

De meest voorkomende reden waarom een school bij haar oude oplossing blijft, is de angst om het hele rooster opnieuw te moeten opbouwen. Precies die angst vervalt: SchuleVernetzt leest les- en vervangingsroosters in uit Untis en Indiware, inclusief klassen, vakken, lokalen en docenten. Het roosteren kan blijven waar het vandaag zit – de software neemt vervanging, weergave en verdeling over. Scholen zonder roosterprogramma, of scholen die het willen vervangen, maken het vervangingsrooster in plaats daarvan direct in SchuleVernetzt aan. Beide wegen laten zich combineren: het basisrooster komt uit de import, de wijzigingen van de dag ontstaan in de software. De overstap blijft zo een beslissing van het team.

Conflicten herkennen en vervanging vinden

Het eigenlijke werk aan een vervangingsrooster is niet het typen, maar de vraag wie een lesuur kan overnemen. De software vergelijkt daarvoor het lesrooster, de gemelde uitval en de lokaalbezetting, en meldt wanneer een docent of een lokaal dubbel is ingepland. Tegelijk laat ze zien wie in het betreffende lesuur vrij is, zodat de keuze niet uit het geheugen hoeft te komen. Hoort de school bij een scholengroep, dan kan de blik worden verbreed naar een schooloverstijgende vervangingspool – handig bij vakken waarvoor op één locatie niemand kan invallen. Aan het eind staat er een rooster waarin elk lesuur zichtbaar gedekt of bewust als uitval gemarkeerd is.

Privacy, hosting en rollen

Een vervangingsrooster bevat persoonsgegevens: wie er ontbreekt, wie invalt, welke klas het betreft. Daarom loopt de verdeling via een gesloten kanaal en niet via een WhatsApp-groep waarin telefoonnummers voor iedereen zichtbaar zijn. De gegevens staan op servers binnen de EU, en een verwerkersovereenkomst – het liefst volgens het model van het Privacyconvenant Onderwijs – plus een privacypakket horen erbij. Een rollenmodel regelt wie wat ziet: schoolleiding en administratie het hele rooster, docenten hun eigen inzet, klassen en ouders alleen hun eigen lesuren. Hoe lang oude roosters bewaard blijven, is in Nederland niet per regio geregeld: het bevoegd gezag legt de termijn vast, met het bewaartermijnenoverzicht van Kennisnet en de functionaris voor gegevensbescherming als houvast. Digitaal laten roosters zich daarna gericht verwijderen in plaats van als papier te blijven liggen.