Vervangingsrooster maken: snel, digitaal en altijd actueel
Een vervangingsrooster maken kost veel scholen elke ochtend kostbare tijd. In deze gids lees je hoe je vervangingen efficiënt plant — en hoe SchuleVernetzt je rooster importeert uit Untis of Indiware en elke wijziging in seconden voor iedereen zichtbaar maakt.
Binnenkort beschikbaar
- AVG-conform
- Gehost in Duitsland
- Gratis voor leerkrachten
Een product van SavePaper.work
Waar het bij een vervangingsrooster op aankomt
Altijd actueel
Ziekmeldingen op het laatste moment veranderen het rooster per minuut. Een digitaal vervangingsrooster toont elke wijziging meteen, in plaats van te verouderen op het prikbord.
In seconden gedeeld
Docenten, leerlingen en ouders zien het rooster tegelijk op hun telefoon. Niemand hoeft nog te wachten bij de uithang in de gang.
Minder gaten en fouten
Wie vervangt welke klas in welk lokaal? Een helder overzicht voorkomt dubbel bezette lokalen en vergeten lesuren.
Plannen zonder dubbel werk
SchuleVernetzt importeert je lesroosters en vervangingsroosters uit Untis of Indiware. Je onderhoudt gegevens maar één keer — en maakt het rooster later direct in de app.
Vervangingsrooster maken in vier stappen
Wie ’s ochtends een vervangingsrooster moet maken, werkt altijd dezelfde volgorde af – deze vier stappen maken er een routine van die ook onder tijdsdruk overeind blijft.
-
1
Uitval verzamelen
Verzamel eerst alle meldingen van de ochtend op één plek: ziekmeldingen, nascholing, schoolreizen en excursies. Pas als vaststaat welke lesuren open zijn, loont een tweede blik op het lesrooster.
-
2
Vervangingen toewijzen
Zoek bij elk open lesuur een vrije docent en let daarbij op lokaal en vak. SchuleVernetzt toont beschikbare collega’s en meldt dubbele boekingen voordat ze in het rooster belanden.
-
3
Rooster compleet maken
Leg per regel het lesuur, de klas, het vak, het lokaal en de vervanging vast, en markeer bewust welk lesuur zonder vervanging uitvalt. Een opmerkingsveld voor opdrachten scheelt later veel vragen.
-
4
Rooster bekendmaken
Verdeel het klare rooster via een weg die iedereen kent. Digitaal gebeurt dat automatisch via push naar docenten, klassen en ouders, en tegelijk op het scherm bij de ingang.
Digitaal vervangingsrooster versus het klassieke prikbord
Vervangingsrooster maken: waar het op aankomt
Wat in elke regel hoort
Een vervangingsrooster is pas bruikbaar als elke regel zonder navraag te begrijpen is. Daarbij horen het lesuur, de betrokken klas, het vak, het lokaal en de persoon die overneemt. Even belangrijk is het eerlijk markeren van lesuren die zonder vervanging uitvallen – een lege regel leidt er anders toe dat een klas voor een gesloten deur staat. Een kort opmerkingsveld vangt de bijzondere gevallen op: opdrachten uit de lerarenkamer, een lokaalwissel, een naar voren gehaald lesuur. Wie deze zes gegevens consequent bijhoudt, kan het rooster later zonder verbouwing in software overnemen, omdat precies die velden ook daar de basis vormen.
Van lesrooster naar vervangingsrooster
De meeste tijd gaat niet verloren bij het schrijven, maar bij het opzoeken: wie is het derde uur vrij, welk lokaal is bezet, welke klas heeft toch al gym in de zaal? Die antwoorden staan al in het lesrooster. SchuleVernetzt leest het in uit Untis of Indiware, zodat klassen, vakken, lokalen en docenten niet een tweede keer hoeven te worden ingevoerd. Op die basis stelt de software vrije docenten voor en wijst ze op dubbel geboekte lokalen of personen. Scholen zonder roosterprogramma leggen de gegevens één keer direct in SchuleVernetzt aan en werken van daaruit verder.
Publiceren zonder privacyproblemen
Bij het verdelen valt de beslissing of een vervangingsrooster een privacyprobleem wordt. De reden van de uitval hoort niet in het rooster: het is genoeg dat een lesuur wordt vervangen, niet waarom. Ook de weg telt. Een WhatsApp-groep legt de telefoonnummers van alle ouders open en laat zich niet terugnemen; een gesloten kanaal met persoonlijke accounts doet dat niet. SchuleVernetzt verwerkt de gegevens op servers binnen de EU, en een verwerkersovereenkomst – het liefst volgens het model van het Privacyconvenant Onderwijs – plus een privacypakket horen bij het aanbod. Een rollenmodel stuurt wie welk deel ziet. Hoe lang vervangingsroosters bewaard blijven, is in Nederland niet per regio geregeld: het bevoegd gezag legt de termijn vast, met het bewaartermijnenoverzicht van Kennisnet en de functionaris voor gegevensbescherming als houvast.
Zo begin je met het digitale vervangingsrooster
Bestaande roosters uit Untis of Indiware worden geïmporteerd — zonder alles opnieuw in te voeren. Vanaf dag één ziet iedereen het actuele vervangingsrooster digitaal; stap voor stap maak en beheer je het volledig in de app.
Veelgestelde vragen over een vervangingsrooster maken
Wees erbij als SchuleVernetzt van start gaat
We bouwen SchuleVernetzt op volle kracht. Laat je e-mailadres achter en we brengen je op de hoogte zodra jouw school aan de slag kan – gratis en vrijblijvend.
We gebruiken je adres alleen om je bij de lancering te informeren en je kunt je op elk moment weer afmelden.