Créer un plan de remplacement : rapide et 100 % numérique
Créer un plan de remplacement coûte chaque matin un temps précieux à de nombreux établissements. Ce guide explique comment organiser les remplacements efficacement — et comment SchuleVernetzt importe votre plan depuis Untis ou Indiware et rend chaque changement visible par tous en quelques secondes.
Bientôt disponible
- Conforme au RGPD
- Hébergé en Allemagne
- Gratuit pour les enseignants
Un produit de SavePaper.work
Ce qui compte vraiment dans un plan de remplacement
Toujours à jour
Les absences de dernière minute dans l'équipe modifient le plan à chaque instant. Un plan de remplacement numérique affiche chaque mise à jour immédiatement, au lieu de se périmer sur le panneau d'affichage.
Partagé en quelques secondes
Enseignants, élèves et parents voient le plan sur leur téléphone en même temps. Fini l'attente devant l'affiche dans le couloir.
Moins de trous et d'erreurs
Qui remplace quelle classe et dans quelle salle ? Une vue d'ensemble claire évite les salles à double et les heures oubliées.
Planifier sans double saisie
SchuleVernetzt importe vos emplois du temps et vos plans de remplacement depuis Untis ou Indiware. Vous ne saisissez les données qu'une fois — et créez ensuite le plan directement dans l'application.
Créer un plan de remplacement en quatre étapes
Celui qui doit créer un plan de remplacement le matin suit toujours le même ordre : ces quatre étapes en font une routine qui tient même sous la pression du temps.
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1
Rassembler les absences
Regroupez d’abord tous les signalements du matin au même endroit : arrêts maladie, formations, voyages scolaires et sorties. Ce n’est qu’une fois les heures libres connues qu’un second regard sur l’emploi du temps devient utile.
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2
Attribuer les remplacements
Cherchez pour chaque heure libre un enseignant disponible et vérifiez au passage la salle et la matière. SchuleVernetzt affiche les collègues disponibles et signale les doubles affectations avant qu’elles n’entrent dans le plan.
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3
Compléter le plan
Notez pour chaque ligne l’heure, la classe, la matière, la salle et le remplacement, et indiquez clairement quelle heure est annulée sans remplacement. Un champ de remarque pour les devoirs évite bien des questions.
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4
Faire connaître le plan
Diffusez le plan terminé par un canal que tout le monde connaît. En numérique, cela se fait automatiquement par notification push vers les enseignants, les classes et les parents, et sur l’écran de l’entrée.
Plan de remplacement numérique ou panneau d'affichage classique
Créer un plan de remplacement : l’essentiel
Ce que contient chaque ligne
Un plan de remplacement n’est utilisable que si chaque ligne se comprend sans question de retour. Il faut donc l’heure, la classe concernée, la matière, la salle et la personne qui prend le relais. Il est tout aussi important d’indiquer honnêtement les heures annulées sans remplacement : sinon une ligne vide finit par une classe devant une porte fermée. Un court champ de remarque accueille les cas particuliers : devoirs laissés en salle des professeurs, changement de salle, heure avancée. Les écoles qui tiennent ces six informations avec constance peuvent ensuite reprendre le plan dans un logiciel sans le refaire, car ce sont exactement ces champs qui servent de base là aussi.
De l’emploi du temps au remplacement
Le temps se perd rarement à l’écriture, mais à la recherche : qui est libre en troisième heure, quelle salle est occupée, quelle classe est de toute façon au gymnase ? Ces réponses figurent déjà dans l’emploi du temps. SchuleVernetzt le lit depuis Untis ou Indiware, si bien que les classes, les matières, les salles et les enseignants n’ont pas à être saisis une seconde fois. Sur cette base, le logiciel propose des enseignants disponibles et signale les salles ou les personnes affectées deux fois. Les écoles sans outil de planification saisissent les données une fois dans SchuleVernetzt et travaillent ensuite à partir de là.
Publier sans problème de protection des données
C’est au moment de la diffusion qu’un plan de remplacement devient ou non un problème de protection des données. Le motif d’une absence n’a pas sa place dans le plan : il suffit de savoir qu’une heure est remplacée, pas pourquoi. Le chemin compte également. Un groupe WhatsApp expose les numéros de tous les parents et ne peut pas être repris ; un canal fermé avec des accès personnels, non. SchuleVernetzt traite les données sur des serveurs en Allemagne, avec un contrat de sous-traitance et un pack protection des données. Un concept de rôles pilote qui voit quelle partie. La durée de conservation des plans se fixe par finalité, avec le délégué à la protection des données de l’académie.
Comment démarrer avec le plan de remplacement numérique
Les plans existants issus d'Untis ou d'Indiware sont importés — sans rien ressaisir. Dès le premier jour, tout le monde voit le plan de remplacement à jour au format numérique ; peu à peu, vous le créez et le gérez entièrement dans l'application.
Questions fréquentes sur la création d'un plan de remplacement
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