Vertretungsplan erstellen: so geht es schnell und digital
Einen Vertretungsplan erstellen kostet an vielen Schulen jeden Morgen wertvolle Zeit. In diesem Ratgeber zeigen wir, wie Sie Vertretungen effizient planen und wie SchuleVernetzt Ihren Plan aus Untis oder Indiware importiert und jede Änderung sofort für alle sichtbar macht.
Bald verfügbar
- DSGVO-konform
- In Deutschland gehostet
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Worauf es beim Vertretungsplan ankommt
Immer auf dem aktuellen Stand
Kurzfristige Krankmeldungen im Kollegium ändern den Plan minütlich. Ein digitaler Vertretungsplan zeigt jede Änderung sofort an, statt am schwarzen Brett zu veralten.
In Sekunden bei allen
Lehrkräfte, Schülerinnen und Eltern sehen den Plan zeitgleich auf dem Handy. Niemand muss mehr vor dem Aushang im Flur warten.
Weniger Lücken und Fehler
Wer vertritt welche Klasse in welchem Raum? Eine klare Übersicht verhindert doppelt belegte Räume und vergessene Stunden.
Ohne Doppelarbeit planen
SchuleVernetzt importiert Ihre Stunden- und Vertretungspläne aus Untis oder Indiware. Sie pflegen Daten nur einmal – später erstellen Sie den Plan direkt in der App.
Vertretungsplan erstellen in vier Schritten
Wer morgens einen Vertretungsplan erstellen muss, arbeitet immer dieselbe Reihenfolge ab – diese vier Schritte machen daraus eine Routine, die auch unter Zeitdruck trägt.
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1
Ausfälle sammeln
Erfassen Sie zuerst alle Meldungen des Morgens an einer Stelle: Krankmeldungen, Fortbildungen, Klassenfahrten und Exkursionen. Erst wenn feststeht, welche Stunden offen sind, lohnt sich der zweite Blick auf den Stundenplan.
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2
Vertretungen zuordnen
Suchen Sie zu jeder offenen Stunde eine freie Lehrkraft und prüfen Sie dabei Raum und Fach. SchuleVernetzt zeigt verfügbare Kolleginnen und Kollegen an und meldet Doppelbelegungen, bevor sie im Plan landen.
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3
Plan vollständig machen
Halten Sie je Zeile Stunde, Klasse, Fach, Raum und Vertretung fest und markieren Sie bewusst, welche Stunde ersatzlos ausfällt. Ein Hinweisfeld für Aufgaben oder Raumwechsel erspart später viele Rückfragen.
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4
Plan bekannt machen
Verteilen Sie den fertigen Plan über einen Weg, den alle kennen. Digital geschieht das automatisch per Push an Lehrkräfte, Klassen und Eltern und gleichzeitig auf den Bildschirm im Eingangsbereich.
Vertretungsplan digital vs. klassisch am Aushang
Vertretungsplan erstellen: worauf es ankommt
Was in jede Zeile gehört
Ein Vertretungsplan ist erst brauchbar, wenn jede Zeile ohne Rückfrage verständlich ist. Dazu gehören die Stunde, die betroffene Klasse, das Fach, der Raum und die Person, die übernimmt. Ebenso wichtig ist die ehrliche Kennzeichnung von Stunden, die ersatzlos entfallen – eine leere Zeile führt sonst dazu, dass eine Klasse vor einem verschlossenen Raum steht. Ein kurzes Hinweisfeld nimmt Sonderfälle auf: Aufgaben aus dem Lehrerzimmer, ein Raumwechsel, eine verlegte Stunde. Wer diese sechs Angaben konsequent führt, kann den Plan später ohne Umbau in eine Software übernehmen, weil genau diese Felder auch dort die Grundlage bilden.
Aus dem Stundenplan wird der Vertretungsplan
Die meiste Zeit geht nicht beim Schreiben verloren, sondern beim Nachschlagen: Wer hat in der dritten Stunde frei, welcher Raum ist belegt, welche Klasse hat ohnehin Sport in der Halle? Diese Antworten stehen bereits im Stundenplan. SchuleVernetzt liest ihn aus Untis oder Indiware ein, sodass Klassen, Fächer, Räume und Lehrkräfte nicht ein zweites Mal erfasst werden müssen. Auf dieser Grundlage schlägt die Software freie Lehrkräfte vor und weist auf doppelt belegte Räume oder Personen hin. Wer keinen Stundenplaner nutzt, legt die Daten einmal direkt in SchuleVernetzt an und arbeitet von dort aus weiter.
Veröffentlichen ohne Datenschutzprobleme
Beim Verteilen entscheidet sich, ob aus einem Vertretungsplan ein Datenschutzproblem wird. Der Grund für einen Ausfall gehört nicht in den Plan: Es genügt, dass eine Stunde vertreten wird, nicht warum. Auch der Weg zählt. Eine WhatsApp-Gruppe legt die Telefonnummern aller Eltern offen und lässt sich nicht zurücknehmen; ein geschlossener Kanal mit persönlichen Zugängen tut das nicht. SchuleVernetzt verarbeitet die Daten auf Servern in Deutschland, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ein Datenschutz-Paket gehören zum Angebot. Ein Rollenkonzept steuert, wer welchen Ausschnitt sieht. Wie lange Vertretungspläne aufbewahrt werden müssen, ist je nach Bundesland unterschiedlich geregelt.
So starten Sie mit dem digitalen Vertretungsplan
Bestehende Pläne aus Untis oder Indiware werden importiert – ohne alles neu zu erfassen. Ab dem ersten Tag sehen alle den aktuellen Vertretungsplan digital; nach und nach erstellen und pflegen Sie ihn komplett in der App.
Häufige Fragen zum Vertretungsplan erstellen
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