Elektronischer Vertretungsplan für Schulen
Der Papieraushang an der Pinnwand hat ausgedient. Ob ihr ihn elektronischen oder digitalen Vertretungsplan nennt: Er zeigt Ausfälle und Vertretungen live auf dem Handy jeder Lehrkraft und jedes Elternteils sowie auf dem Monitor im Foyer. Ändert sich der Plan, sehen es alle in Sekunden – ohne neuen Ausdruck.
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Warum Schulen auf einen elektronischen Vertretungsplan umstellen
Live statt Aushang
Fällt eine Stunde aus oder wird vertreten, aktualisiert sich der elektronische Plan sofort auf allen Geräten – kein Warten auf den nächsten Ausdruck, kein veraltetes PDF.
Push an die Betroffenen
Statt selbst nachzuschauen, wird jede Klasse und jede Lehrkraft gezielt benachrichtigt – nur, wenn sich für sie wirklich etwas ändert.
Monitor im Foyer
Ein digitales schwarzes Brett zeigt den heutigen Plan im Eingangsbereich – automatisch aktuell, ohne dass morgens jemand einen Zettel wechselt.
DSGVO-konform, in Deutschland gehostet
Ein geschlossener Kanal statt WhatsApp-Gruppe. Daten auf deutschen Servern, AVV und Datenschutz-Paket inklusive.
So läuft der digitale Vertretungsplan im Alltag
Vom ersten Anlegen bis zur täglichen Routine sind es vier Schritte – danach aktualisiert sich der Plan von selbst, sobald jemand im Sekretariat eine Stunde ändert.
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1
Plan einlesen
Ihr importiert Stunden- und Vertretungsplan aus Untis oder Indiware oder legt die Klassen, Fächer und Räume direkt an. Der Plan muss für die Umstellung nicht neu aufgebaut werden.
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2
Personen zuordnen
Lehrkräfte, Klassen und Eltern bekommen einen Zugang und sehen darüber genau ihren Ausschnitt des Plans. Eltern werden per Einladungslink dazugeholt, ohne dass jemand Telefonnummern sammeln muss.
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3
Änderung eintragen
Fällt eine Stunde aus, wird sie im Sekretariat einmal eingetragen. Von dort aus synchronisiert sich der digitale Vertretungsplan in Sekunden auf alle Handys, im Browser und auf dem Bildschirm im Foyer.
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4
Foyer-Anzeige starten
Ein vorhandener Bildschirm mit Browser zeigt den heutigen Plan als digitales schwarzes Brett. Die Anzeige aktualisiert sich selbst, sodass morgens niemand mehr einen Zettel wechseln muss.
Digitaler Vertretungsplan vs. Papieraushang
Digitaler Vertretungsplan im Detail
Synchronisierung: vom Stundenplan bis zur Anzeige
Der Weg ist immer derselbe: Aus dem Stundenplan – importiert aus Untis oder Indiware oder direkt angelegt – wird eine Vertretung, und aus der Vertretung wird eine Anzeige. Dazwischen liegt die Synchronisierung, und genau sie unterscheidet den elektronischen Vertretungsplan vom Aushang. Trägt das Sekretariat um 7.40 Uhr eine Vertretung ein, holen sich alle Ausgabewege denselben Stand: das Handy der Lehrkraft, der Monitor im Foyer und die Elternansicht. Es gibt keinen zweiten Pflegeort – keine Datei, die jemand nachziehen müsste, und keine PDF-Version im Postfach, die beim Verschicken schon veraltet war. Niemand muss raten, ob der Zettel an der Pinnwand von heute oder von gestern stammt. Auch Korrekturen während der ersten Stunden laufen so ohne neuen Ausdruck durch.
Das digitale schwarze Brett im Foyer
Nicht jede Person trägt ein Smartphone in der Tasche. In vielen Schulen ist der Blick auf den Aushang im Eingangsbereich ein fester Teil des Morgens. Genau dafür gibt es die Foyer-Ansicht: Ein beliebiger Bildschirm mit Browser – ein alter Monitor, ein Fernseher, ein ausrangierter Rechner – zeigt den heutigen Vertretungsplan groß und automatisch aktuell. Neue Hardware ist dafür nicht nötig. Die Anzeige zeigt nur den Tagesplan, keine Namenslisten oder Krankmeldungen. So bleibt der gewohnte Ort erhalten, während der Inhalt aus derselben Quelle kommt wie die App: eine Pflege, drei Ausgabewege ohne doppelte Arbeit.
Datenschutz, Serverstandort und Rollen
Sobald Ausfälle elektronisch verteilt werden, geht es um personenbezogene Daten – deshalb ist der Weg wichtiger als das Tempo. SchuleVernetzt verteilt über einen geschlossenen Kanal statt über eine WhatsApp-Gruppe, in der die Telefonnummern aller Eltern für alle sichtbar sind. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ein Datenschutz-Paket gehören zum Angebot, sodass der Schulträger die Unterlagen prüfen kann. Ein Rollenkonzept legt fest, wer welchen Ausschnitt sieht. Im Foyer erscheint nur der Tagesplan. Wie lange Pläne aufbewahrt werden müssen, ist je nach Bundesland unterschiedlich geregelt; digitale Pläne lassen sich dafür gezielt entfernen.
In wenigen Schritten startklar
Plan aus Untis oder Indiware importieren oder direkt eintragen, Klassen und Lehrkräfte zuordnen, fertig. Ab dem ersten Tag läuft der Vertretungsplan digital auf alle Handys, auf Wunsch auch auf einen vorhandenen Bildschirm im Foyer.
Häufige Fragen zum digitalen Vertretungsplan
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