Vertretungsplan-Software für Schulen
Eine Software für den kompletten Vertretungsplan: bestehende Pläne aus Untis oder Indiware importieren oder direkt in SchuleVernetzt erstellen. Heutige Änderungen werden automatisch an Lehrkräfte, Eltern und das digitale schwarze Brett verteilt. Kein PDF-Chaos mehr am Morgen.
Bald verfügbar
- DSGVO-konform
- In Deutschland gehostet
- Kostenlos für Lehrkräfte
Ein Produkt von SavePaper.work
Warum Schulen ihren Vertretungsplan mit SchuleVernetzt planen
Erstellen oder importieren
Plan direkt in der Software anlegen oder aus Untis und Indiware übernehmen – ganz ohne Systemwechsel.
Konfliktfrei planen
Die Software erkennt Doppelbelegungen und freie Kolleginnen und Kollegen, sodass jede Stunde auf einen Blick abgedeckt ist.
Automatisch verteilen
Änderungen laufen automatisch per Push an Lehrkräfte und Eltern und auf einen Monitor im Foyer – live und ohne Aushang.
DSGVO-konform, in Deutschland gehostet
Ein geschlossener Kanal statt WhatsApp-Gruppe. Daten auf deutschen Servern, AVV und Datenschutz-Paket inklusive.
So läuft die Vertretungsplanung ab
Von der Krankmeldung am Morgen bis zur Push-Nachricht auf dem Handy: Die Vertretungsplanung läuft in vier Schritten, die täglich gleich ablaufen und zusammen meist nur wenige Minuten dauern.
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1
Ausfall erfassen
Meldet sich eine Lehrkraft krank, trägst du den Ausfall im Vertretungsplan ein – oder er kommt bereits aus der Krankmeldung im System. Betroffene Stunden, Klassen und Räume stehen damit sofort fest.
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2
Vertretung zuordnen
Die Software zeigt, wer in dieser Stunde frei ist. Doppelbelegungen von Räumen und Personen erkennt sie ebenfalls. In einem Schulverbund lässt sich zusätzlich der schulübergreifende Vertretungs-Pool durchsuchen.
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3
Automatisch verteilen
Sobald der Plan steht, geht er automatisch hinaus: per Push an die betroffenen Lehrkräfte, Klassen und Eltern und gleichzeitig auf das digitale schwarze Brett im Foyer.
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4
Änderungen nachziehen
Ändert sich im Lauf des Vormittags noch etwas, korrigierst du die betroffene Zeile. Alle Ansichten aktualisieren sich in Sekunden. Jede Korrektur bleibt mit Zeitpunkt nachvollziehbar.
Vertretungsplan-Software vs. Excel & Insellösung
Vertretungsplan-Software im Detail
Import aus Untis und Indiware
Der häufigste Grund, warum eine Schule bei ihrer alten Lösung bleibt, ist die Angst vor dem Neuaufbau des Plans. Genau die entfällt: SchuleVernetzt liest Stunden- und Vertretungspläne aus Untis und Indiware ein, mit Klassen, Fächern, Räumen und Lehrkräften. Die Stundenplanung kann dort bleiben, wo sie heute liegt – die Software übernimmt Vertretung, Anzeige und Verteilung. Wer keinen Stundenplaner einsetzt oder ihn ablösen möchte, legt den Vertretungsplan stattdessen direkt in SchuleVernetzt an. Beide Wege lassen sich mischen: Der Grundplan kommt aus dem Import, die tagesaktuellen Änderungen entstehen in der Software. So bleibt die Umstellung eine Entscheidung des Kollegiums und kein Projekt für die Sommerferien.
Konflikte erkennen und Vertretung finden
Die eigentliche Arbeit am Vertretungsplan ist nicht das Eintippen, sondern die Frage, wer eine Stunde übernehmen kann. Die Software gleicht dafür Stundenplan, gemeldete Ausfälle und Raumbelegung ab und meldet, wenn eine Lehrkraft oder ein Raum doppelt eingeplant ist. Gleichzeitig zeigt sie, wer in der betroffenen Stunde frei ist, sodass die Auswahl nicht aus dem Gedächtnis kommen muss. Gehört die Schule zu einem Schulverbund, lässt sich der Blick auf einen schulübergreifenden Vertretungs-Pool erweitern – hilfreich in Fächern, in denen an einem einzelnen Standort niemand einspringen kann. Am Ende steht ein Plan, in dem jede Stunde sichtbar abgedeckt oder bewusst als Ausfall markiert ist.
Datenschutz, Hosting und Rollen
Ein Vertretungsplan enthält personenbezogene Daten: wer fehlt, wer einspringt, welche Klasse betroffen ist. Deshalb läuft die Verteilung über einen geschlossenen Kanal und nicht über eine WhatsApp-Gruppe, in der Telefonnummern für alle sichtbar sind. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ein Datenschutz-Paket gehören dazu. Ein Rollenkonzept regelt, wer was sieht: Schulleitung und Sekretariat den ganzen Plan, Lehrkräfte ihren Einsatz, Klassen und Eltern nur die eigenen Stunden. Wie lange alte Pläne aufbewahrt werden müssen, ist je nach Bundesland unterschiedlich geregelt – digital lassen sie sich gezielt löschen, statt als Papierstapel im Sekretariat liegen zu bleiben.
In wenigen Schritten startklar
Bestehenden Plan aus Untis oder Indiware importieren oder direkt anlegen, Klassen und Lehrkräfte zuordnen – fertig. Ab dem ersten Tag läuft der Vertretungsplan digital auf alle Geräte und ins Foyer.
Häufige Fragen zur Vertretungsplan-Software
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