Oprogramowanie do zastępstw dla szkół

Import z Untis i Indiware

Najczęstszym powodem, dla którego szkoła zostaje przy starym rozwiązaniu, jest obawa przed odtwarzaniem całego planu od nowa. Właśnie ta obawa odpada: SchuleVernetzt wczytuje plany lekcji i plany zastępstw z Untis oraz Indiware, wraz z klasami, przedmiotami, salami i nauczycielami. Układanie planu lekcji może zostać tam, gdzie jest dziś – oprogramowanie przejmuje zastępstwa, prezentację i dystrybucję. Szkoły bez programu do planu lekcji albo chcące go zastąpić tworzą plan zastępstw bezpośrednio w SchuleVernetzt. Obie drogi da się łączyć: plan bazowy pochodzi z importu, a zmiany bieżącego dnia powstają w oprogramowaniu. Przejście pozostaje więc decyzją zespołu, a nie projektem na wakacje.

Wykrywanie konfliktów i szukanie zastępstwa

Właściwą pracą przy planie zastępstw nie jest wpisywanie, lecz pytanie, kto może przejąć lekcję. Oprogramowanie porównuje w tym celu plan lekcji, zgłoszone nieobecności i zajętość sal oraz sygnalizuje, gdy ta sama osoba albo ta sama sala jest zaplanowana dwa razy. Jednocześnie pokazuje, kto ma w danej godzinie wolne, dzięki czemu wybór nie musi opierać się na pamięci. Jeśli szkoła należy do zespołu szkół, widok można poszerzyć o międzyszkolną pulę zastępstw – to pomaga przy przedmiotach, w których w jednej placówce nikt nie może wejść na zastępstwo. Na końcu powstaje plan, w którym każda lekcja jest widocznie obsadzona albo świadomie oznaczona jako odwołana.

Ochrona danych, hosting i role

Plan zastępstw zawiera dane osobowe: kogo nie ma, kto wchodzi na zastępstwo, której klasy to dotyczy. Dlatego dystrybucja odbywa się zamkniętym kanałem, a nie przez grupę na WhatsAppie, w której numery telefonów widzą wszyscy. Dane leżą na serwerach w Niemczech, a umowa powierzenia przetwarzania i pakiet ochrony danych są tego częścią. Koncepcja ról reguluje, kto co widzi: dyrekcja i sekretariat cały plan, nauczyciele swoje własne godziny, klasy i rodzice tylko własne lekcje. Jak długo stary plan jest jeszcze do czegoś potrzebny, a od kiedy jest już tylko zbiorem nazwisk, rozstrzyga się celem przetwarzania – w Polsce w oparciu o instrukcję kancelaryjną szkoły. W wersji cyfrowej plany da się potem usuwać w sposób celowy, zamiast trzymać stosy papieru.