Leerling online ziekmelden

Eén kanaal in plaats van vier zijwegen

Op veel scholen lopen ziekmeldingen tegelijk via vier wegen: een telefoontje naar het secretariaat, een mail aan de mentor, een bericht in de oudergroep en een briefje de volgende dag. Elke weg levert een eigen notitie op, en geen van die notities weet van de andere. Bij online ziekmelden komt elke melding in dezelfde lijst terecht, of ze nu uit de app, uit de browser of van het secretariaat zelf komt. Daarmee is er één bron voor de vraag wie er vandaag ontbreekt – en voor de latere vraag of dat verzuim geoorloofd was. Het secretariaat bespaart niet alleen de telefoontjes, maar vooral het bij elkaar zoeken in de middag.

Wat de school in de ochtend ziet

De school heeft in de ochtend twee antwoorden nodig: wie ontbreekt er, en is daar een melding voor? SchuleVernetzt zet beide lijsten naast elkaar. Meldingen verschijnen met klas, naam, periode en tijdstip van binnenkomst; ongeoorloofd verzuim staat ernaast en blijft staan tot iemand het afhandelt. Omdat de aanwezigheid per lesuur wordt vastgelegd, valt ook op wanneer een kind pas vanaf het derde uur ontbreekt of na de middagpauze niet terugkomt. Voor oudergesprekken is het verloop van een heel schooljaar te openen zonder dat iemand een schrift doorbladert. Stapelen losse verzuimdagen zich op, dan ziet de school dat vroeg in plaats van pas bij het rapport.

Toegang, rollen en bewaren

Online ziekmelden betekent niet dat gezondheidsgegevens op het open internet belanden. De toegang loopt via een persoonlijk account, de verwerking binnen de EU op servers in Duitsland, en een melding is alleen zichtbaar voor de rollen die haar nodig hebben: mentor, secretariaat en schoolleiding. Ouders zien uitsluitend hun eigen kinderen. Artikel 12 van de Leerplichtwet vraagt de melding zo mogelijk met opgave van de aard van de ziekte, maar een diagnose hoort er niet in: gegevens over gezondheid vallen onder artikel 9 AVG, en de Autoriteit Persoonsgegevens verwacht dat een school niet meer vastlegt dan voor de verzuimregistratie nodig is. De verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG en de verwerkingsbeschrijving zitten erbij, het liefst volgens de model-verwerkersovereenkomst van het Privacyconvenant Onderwijs, zodat het bevoegd gezag en de functionaris gegevensbescherming niets zelf hoeven na te bouwen. Hoe lang de gegevens blijven staan, is landelijk geregeld en niet regionaal: voor het basisonderwijs gelden vaste termijnen, waaronder vijf jaar voor gegevens over verzuim en in- en uitschrijving.