Frekwencja i nieobecności: ewidencja, która wytrzyma kontrolę
Pytanie, na które każda szkoła musi umieć odpowiedzieć, brzmi: od kiedy nieusprawiedliwiona nieobecność przestaje być sprawą wychowawcy, a staje się sprawą urzędową? W Polsce granicę wyznacza ustawa. Art. 42 ust. 2 Prawa oświatowego uznaje za niespełnianie obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki nieusprawiedliwioną nieobecność w okresie jednego miesiąca na co najmniej 50 procent dni zajęć. SchuleVernetzt liczy frekwencję na ucznia, na przedmiot i na miesiąc, dopasowuje usprawiedliwienia i pokazuje, kto zbliża się do progu – zanim sprawa trafi do organu prowadzącego.
Już wkrótce
- Zgodny z RODO
- Hostowane w Niemczech
- Bezpłatny dla nauczycieli
Produkt marki SavePaper.work
Dlaczego frekwencja potrzebuje więcej niż sumy dni
Próg z art. 42 liczony na bieżąco
Ustawowa granica to udział nieusprawiedliwionych nieobecności w dniach zajęć jednego miesiąca, a nie liczba dni w roku. System liczy ten udział sam i sygnalizuje zbliżanie się do progu.
Usprawiedliwienia dopasowane automatycznie
Termin i formę usprawiedliwienia określa statut szkoły (art. 99 pkt 2 Prawa oświatowego). Gdy usprawiedliwienie wpłynie, odpowiednie godziny są od razu oznaczane jako wyjaśnione.
Obowiązek szkolny i obowiązek nauki osobno
Nauka jest obowiązkowa do ukończenia 18. roku życia (art. 35 ust. 1), a obowiązek szkolny trwa do ukończenia szkoły podstawowej. To dwie różne sprawy i ewidencja musi je rozróżniać.
Zestawienie, zanim ruszy procedura
Zanim dyrektor zawiadomi organ prowadzący, musi udokumentować nieobecności i próby kontaktu z rodzicami. Gotowe zestawienie skraca tę pracę do jednego wydruku.
W czterech krokach do porządku we frekwencji
Nieobecność powstaje na lekcji, wyjaśnia się w sekretariacie, a na koniec miesiąca decyduje o tym, czy uruchamia się procedura z art. 42. SchuleVernetzt spina te cztery kroki bez osobnego arkusza.
-
1
Nieobecność powstaje na lekcji
Osoba ucząca zaznacza na swojej godzinie obecność, spóźnienie lub nieobecność. Wpis jest od razu powiązany z uczniem, przedmiotem i godziną, więc później nie trzeba niczego odtwarzać z pamięci.
-
2
Usprawiedliwienie wpływa w terminie ze statutu
Rodzice zgłaszają przez aplikację lub przeglądarkę, sekretariat wprowadza zgłoszenia telefoniczne. Każde usprawiedliwienie odszukuje właściwe godziny i oznacza je jako wyjaśnione – w terminie, który wyznacza statut szkoły.
-
3
Otwarte pozostaje widoczne
To, co zostaje bez usprawiedliwienia, trafia na osobną listę, uporządkowaną według klasy, daty i częstotliwości. Jeśli szkoła zapowiedziała zaświadczenie, wpis pozostaje niekompletny i przypomina sam z siebie.
-
4
Miesiąc się zamyka, próg się liczy
Na koniec miesiąca system pokazuje udział nieusprawiedliwionych nieobecności w dniach zajęć dla każdego ucznia. Przekroczenie 50 procent jest oznaczone, bo to moment, w którym art. 42 ust. 2 Prawa oświatowego zmienia charakter sprawy.
Frekwencja w systemie czy w arkuszu obok dziennika
Ewidencja frekwencji w szczegółach
Spóźnienia, godziny i dni to trzy różne wielkości
Statut szkoły traktuje odmiennie powtarzające się spóźnienia, pojedynczą opuszczoną godzinę i cały dzień nieobecności – najczęściej przy ocenie zachowania, którą zgodnie z art. 44b ust. 10 ustawy o systemie oświaty także reguluje statut. Kto zbiera wszystko w jednej rubryce, nie odróżni ich później od siebie. SchuleVernetzt liczy te trzy wielkości osobno i sumuje je równolegle: na ucznia, na przedmiot, na miesiąc i na rok szkolny. Ponieważ obecność jest powiązana z pojedynczą godziną, widać też wzorce, które w siatce dziennej znikają – regularną nieobecność na pierwszej lekcji albo po przerwie obiadowej. Do rozmowy z rodzicami liczby są gotowe, zanim ktokolwiek zajrzy do zeszytu.
Droga od nieobecności do postępowania egzekucyjnego
Art. 42 ust. 1 Prawa oświatowego kieruje niespełnianie obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki na drogę egzekucji w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Nie dzieje się to jednak automatycznie. Najpierw dyrektor dokumentuje nieobecności i próby wyjaśnienia ich przyczyn, wzywa rodziców na piśmie, a dopiero potem zawiadamia organ prowadzący – dla szkoły podstawowej najczęściej gminę, dla szkoły ponadpodstawowej powiat. Każdy z tych kroków wymaga daty, treści i dowodu doręczenia. Właśnie dlatego ewidencja frekwencji nie jest statystyką, lecz dokumentacją: jeżeli w aktach brakuje udokumentowanego kontaktu z rodzicami, całe postępowanie stoi na słabszej podstawie. System, który zapisuje zdarzenia w chwili ich powstania, oszczędza tę pracę w najgorszym możliwym momencie.
Przechowywanie, wgląd i usuwanie
Frekwencja to dane osobowe, a zaświadczenia dodatkowo dane o zdrowiu w rozumieniu art. 9 RODO. SchuleVernetzt przetwarza jedno i drugie na serwerach w Unii Europejskiej i dostarcza umowę powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO wraz z opisem procedury. Wgląd ma tylko ten, kto potrzebuje go do zadania: wychowawca do swojej klasy, nauczyciel przedmiotu do swoich godzin, sekretariat do usprawiedliwień, dyrekcja do zestawień. Rodzice widzą wyłącznie własne dziecko, a każdy dostęp trafia do ścieżki audytu. Sam dziennik pozostaje przy tym osobną sprawą: prowadzenie go wyłącznie w postaci elektronicznej wymaga zgody organu prowadzącego, a zasady dokumentacji przebiegu nauczania określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 r. SchuleVernetzt działa obok tej dokumentacji i porządkuje to, czego dziennik jednej szkoły nie obejmuje.
Gotowe w kilku krokach
Utwórz klasy, przypisz nauczycieli – gotowe. Od pierwszego dnia nieobecności, usprawiedliwienia i zaświadczenia spływają w jedno miejsce, bez szkolenia i bez nowego sprzętu. Dane leżą na serwerach w Unii Europejskiej i są przetwarzane zgodnie z RODO. SchuleVernetzt jest jeszcze przed startem: pojedynczy nauczyciele korzystają bezpłatnie, a szkoły mogą zapisać się na listę oczekujących.
Najczęstsze pytania o frekwencję i nieobecności
Bądź przy tym, gdy SchuleVernetzt wystartuje
Tworzymy SchuleVernetzt pełną parą. Zostaw swój adres e-mail, a powiadomimy Cię, gdy tylko Twoja szkoła będzie mogła zacząć – bezpłatnie i bez zobowiązań.
Twojego adresu używamy wyłącznie po to, by powiadomić Cię o starcie, a w każdej chwili możesz zrezygnować.