Frekwencja i nieobecności: ewidencja, która wytrzyma kontrolę

Spóźnienia, godziny i dni to trzy różne wielkości

Statut szkoły traktuje odmiennie powtarzające się spóźnienia, pojedynczą opuszczoną godzinę i cały dzień nieobecności – najczęściej przy ocenie zachowania, którą zgodnie z art. 44b ust. 10 ustawy o systemie oświaty także reguluje statut. Kto zbiera wszystko w jednej rubryce, nie odróżni ich później od siebie. SchuleVernetzt zapisuje obecność przy konkretnej lekcji. Sumy liczone są w dniach: na ucznia dni nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, dni ze spóźnieniem i odsetek nieobecności w zarejestrowanych dniach – za rok szkolny albo dowolny okres, także za jeden miesiąc, na klasę i dla całej szkoły. Obok nich stoi liczba pojedynczych opuszczonych lekcji, osobno usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych. Według przedmiotu system nie analizuje. Ponieważ wpis jest powiązany z pojedynczą godziną, w historii ucznia widać też wzorce, które w siatce dziennej znikają – regularną nieobecność na pierwszej lekcji albo po przerwie obiadowej. Do rozmowy z rodzicami liczby są gotowe, zanim ktokolwiek zajrzy do zeszytu.

Droga od nieobecności do postępowania egzekucyjnego

Art. 42 ust. 1 Prawa oświatowego kieruje niespełnianie obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki na drogę egzekucji w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Nie dzieje się to jednak automatycznie. Najpierw rodzice otrzymują pisemne upomnienie z wezwaniem do wykonania obowiązku, a postępowanie egzekucyjne można wszcząć dopiero po upływie 7 dni od jego doręczenia (art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji); w tym postępowaniu może zostać nałożona grzywna w celu przymuszenia (art. 119 § 1). Upomnienie wymaga daty, treści i dowodu doręczenia, bo od doręczenia biegnie ten termin. Właśnie dlatego ewidencja frekwencji nie jest statystyką, lecz dokumentacją: upomnienie opiera się na nieobecnościach, które szkoła potrafi wykazać. System, który zapisuje zdarzenia w chwili ich powstania, oszczędza tę pracę w najgorszym możliwym momencie.

Przechowywanie, wgląd i usuwanie

Frekwencja to dane osobowe, a zaświadczenia dodatkowo dane o zdrowiu w rozumieniu art. 9 RODO. SchuleVernetzt przetwarza jedno i drugie na serwerach w Unii Europejskiej i dostarcza umowę powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO wraz z opisem procedury. Wgląd ma tylko ten, kto potrzebuje go do zadania: wychowawca do swojej klasy, nauczyciel przedmiotu do swoich godzin, sekretariat do usprawiedliwień, dyrekcja do zestawień. Rodzice widzą wyłącznie własne dziecko, a każdy dostęp trafia do ścieżki audytu. Sam dziennik pozostaje przy tym osobną sprawą: prowadzenie go wyłącznie w postaci elektronicznej wymaga zgody organu prowadzącego, a zasady dokumentacji przebiegu nauczania określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 r. SchuleVernetzt działa obok tej dokumentacji i porządkuje to, czego dziennik jednej szkoły nie obejmuje.

Co nieusprawiedliwione nieobecności oznaczają dla rodziny – od progu z art. 42 po pisemne upomnienie i grzywnę w celu przymuszenia – wyjaśnia strona Nieobecności w szkole: konsekwencje.