Schooladministratie software voor de hele school
Leerlingen, klassen, personeel, verzuim en oudercommunicatie op één plek: de schooladministratie software van SchuleVernetzt brengt de hele schooldag samen in één systeem – AVG-conform en binnen de EU gehost.
Binnenkort beschikbaar
- AVG-conform
- Gehost in Duitsland
- Gratis voor leerkrachten
Een product van SavePaper.work
Waarom scholen kiezen voor één centraal systeem
Alle gegevens op één plek
Leerlingen, klassen, personeel en contacten in één database – geen papierchaos en geen vijf lijsten die je handmatig bijhoudt.
Verzuim direct in beeld
Ziekmeldingen en te laat komen belanden automatisch in het digitale klassenboek – administratie en docenten zien dezelfde live stand.
Communiceren zonder WhatsApp
Brieven, reacties en afspraken lopen via één gesloten kanaal in plaats van privéchats.
AVG-conform, binnen de EU gehost
Alle gegevens blijven binnen de EU, op servers in Duitsland, en worden AVG-conform verwerkt. Een verwerkersovereenkomst hoort erbij, het liefst volgens het model van het Privacyconvenant Onderwijs.
Zo komt de schooladministratie in één systeem
De opbouw begint bij de basisgegevens en eindigt bij de rollen; daartussen liggen twee stappen die het kantoor één keer zet en daarna niet hoeft te herhalen.
-
1
Basisgegevens importeren
Leerlingen- en klassenlijsten komen uit bestaande bestanden het systeem in, in plaats van opnieuw te worden ingetikt. Adressen, contacten en toewijzingen staan daarna op één plek, waar ze ook worden bijgehouden.
-
2
Personeel en rollen toewijzen
Elke persoon krijgt de rol die bij de taak past: directie, kantoor, mentor, vakdocent. De rol bepaalt welke gegevens zichtbaar zijn en niet een wachtwoord dat wordt doorgegeven in de docentenkamer.
-
3
Ouders aansluiten
Gezinnen krijgen een uitnodigingslink en bevestigen hun contactgegevens zelf. Het kantoor houdt geen telefoonlijsten meer bij, en wijzigingen van adres of nummer komen terecht waar ze nodig zijn.
-
4
De dagelijkse gang omzetten
Vanaf dat moment lopen verzuim, oudercommunicatie en afspraakverzoeken via hetzelfde systeem. Wie iets wil weten, ziet dezelfde stand als alle anderen in plaats van drie afzonderlijke lijsten na te lopen.
Eén centraal systeem vs. Excel en losse tools
Wat een centrale schooladministratie oplevert
Basisgegevens op één plek
De duurste fout in de schooladministratie is dubbel bijhouden. Een adres staat in de klassenlijst, een tweede in het noodbestand, een derde in de verzendlijst voor ouderbrieven, en als een gezin verhuist wordt er één vergeten. Centrale schooladministratie software brengt die bestanden samen: leerlingen, klassen en cursussen, personeel, contacten en toewijzingen staan in één gegevensbestand waar alle onderdelen mee werken. Wordt een nummer gewijzigd, dan geldt dat overal. Wisselt iemand van klas, dan volgt de toewijzing automatisch. Dat scheelt niet alleen tijd op kantoor, het voorkomt vooral de situatie waarin bij een noodgeval het verouderde nummer wordt gebeld.
Waar het bevoegd gezag op let
Voordat een school een administratiesysteem invoert, toetst de functionaris gegevensbescherming vier punten: wie is verwerkingsverantwoordelijke, waar staan de servers, wie mag wat zien en wanneer wordt er verwijderd. Het eerste antwoord is in Nederland niet vrij te kiezen: het bevoegd gezag is de verwerkingsverantwoordelijke, de leverancier is verwerker. SchuleVernetzt beantwoordt de rest met een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG – het liefst volgens de model-verwerkersovereenkomst van het Privacyconvenant Onderwijs, die SIVON en Kennisnet met leveranciers hebben afgesproken – met servers binnen de EU, met een rollenmodel dat elke functie alleen het noodzakelijke deel toont, en met instelbare bewaartermijnen. Verzuim en gezondheidsaantekeningen zijn daarbij extra gevoelig, omdat het om gegevens over de gezondheid van minderjarigen gaat: artikel 9 AVG. En anders dan in landen met regionaal onderwijsrecht hoeft niemand hier per regio na te lopen wat mag – de bewaartermijnen zijn landelijk vastgelegd, voor het basisonderwijs onder meer vijf jaar voor gegevens over verzuim en in- en uitschrijving.
Van losse tools naar één beeld
De meeste scholen werken niet met één systeem, maar met een verzameling die in de loop der jaren is gegroeid: een programma voor het rooster, spreadsheets voor lijsten, een mailinglijst voor ouders, papier voor de rest. De overstap slaagt als daarvan niets abrupt wordt uitgezet. Roosters blijven dus waar ze gemaakt worden en worden alleen geïmporteerd; de schooladministratie software vult daaromheen communicatie, verzuim en het maken van afspraken aan. Daarna kan onderdeel voor onderdeel worden samengevoegd, in de volgorde die de school kiest. Het gaat om het gedeelde beeld: zien kantoor, mentor en ouders dezelfde informatie, dan verdwijnen de meeste vragen.
In een paar stappen klaar
Importeer je leerlingen- en klassenlijsten, wijs personeel en rollen toe, nodig ouders uit via een link – klaar. Vanaf dag één draait de schooladministratie digitaal, zonder training en zonder nieuwe hardware.
Veelgestelde vragen over schooladministratie software
Wees erbij als SchuleVernetzt van start gaat
We bouwen SchuleVernetzt op volle kracht. Laat je e-mailadres achter en we brengen je op de hoogte zodra jouw school aan de slag kan – gratis en vrijblijvend.
We gebruiken je adres alleen om je bij de lancering te informeren en je kunt je op elk moment weer afmelden.