Cijferadministratie: het alternatief voor de Excel-lijst
Cijfers in een Excel-bestand bijhouden werkt – tot de formule verschuift omdat iemand een rij invoegde, er drie versies van het bestand rondgaan en niemand meer kan zeggen welke lijst geldt. SchuleVernetzt is het Excel-alternatief voor de cijferadministratie: één rekenwijze voor iedereen, één gegevensstand in plaats van bestandskopieën, en toegang die aan een rol hangt in plaats van aan een mailbijlage. Excel is een sterk gereedschap – voor cijfergegevens is het het verkeerde.
Binnenkort beschikbaar
- AVG-conform
- Gehost in Duitsland
- Gratis voor leerkrachten
Een product van SavePaper.work
Waar de cijferlijst in Excel tegen grenzen loopt
Één rekenwijze in plaats van veel formules
Wegingen staan per klas en vak in het systeem, niet in een cel. Het gemiddelde wordt overal op dezelfde manier berekend – ook als iemand een rij invoegt of een blad voor de nieuwe klas kopieert.
Één gegevensstand in plaats van versies
Geen kopie op de USB-stick, geen tweede versie in de mailbox. Iedereen werkt op dezelfde stand, en elke wijziging is te herleiden met persoon en tijdstip.
Toegang op rol, niet op bestand
Wie het bestand heeft, ziet alles wat erin staat. In het systeem ziet elke docent de eigen klassen en vakken, de schoolleiding het eigen gebied – gescheiden en met logging.
Van invoer tot rapport
Het rapportcijfer komt uit de ingevoerde cijfers, niet uit een overgetypte samenvatting. De tussenstap waarin een omgedraaid cijfer binnensluipt, vervalt gewoon.
Zo verloopt de overstap van de Excel-lijst
De overstap vraagt geen projectplan en geen cursus: klassen aanmaken, vakken en wegingen instellen, de bestaande lijst overzetten – daarna rekenen gemiddelde en rapportcijfer vanzelf.
-
1
Klassen aanmaken
Maak een klas aan en upload de leerlinglijst als CSV – het formaat dat elk rekenblad toch al exporteert: voornaam, achternaam, klas. Een voorbeeldweergave toont dubbele en foutieve regels voordat er iets wordt opgeslagen.
-
2
Vakken en wegingen instellen
Per klas en vak leg je de cijfertypen vast: een proefwerk dat dubbel telt, een overhoring enkel, mondelinge inbreng enkel. De weging staat daarmee één keer vast en geldt voor elk cijfer dat later bijkomt.
-
3
Bestaande lijst overzetten
De cijfers van de lopende periode voer je direct in, één veld per leerling, met de weging al vastgelegd. Voor afgeronde periodes volstaat de stand tot nu toe als één gewogen cijfer.
-
4
Gemiddelde en rapportcijfer
Vanaf hier rekent het systeem: gewogen gemiddelde per vak, klasgemiddelde, cijfernotatie met plus en min en een voorstel voor het rapportcijfer dat de docent bevestigt of overschrijft.
SchuleVernetzt en de cijferlijst in Excel
Cijfers, gegevensbescherming en het leven met rekenbladen
Waarom cijfers sterke bescherming verdienen
Cijfers zijn persoonsgegevens, en ze wegen zwaar: ze beschrijven de prestaties van een kind over jaren en werken door in overgangen en diploma's. Verantwoordelijk is niet de individuele docent, maar de school. Ligt de cijferlijst als bestand op een privélaptop, in een privécloudmap of als bijlage in een mailbox, dan kan de school niet meer aantonen waar de gegevens zijn en wie ze heeft gezien. Precies daar zit het verschil met verwerking in het systeem: de school sluit een verwerkersovereenkomst, de gegevens staan op servers in Duitsland, de toegang hangt aan een rol in plaats van aan het bezit van een bestand, en er ontstaat een doorlopend log van toegang en wijzigingen. Wat er in detail wordt geëist, regelt elke deelstaat anders.
Waar een cijferlijst in Excel breekt
De breukpunten zijn zelden spectaculair, ze zijn stil. Een ingevoegde rij verschuift het bereik waar de formule voor het gemiddelde naar wijst – de waarde blijft aannemelijk, maar klopt niet meer. Een blad dat voor de nieuwe klas is gekopieerd, neemt de oude verwijzingen mee. De cijferschaal wordt in elke lerarenkamer opnieuw gebouwd, met net iets andere puntgrenzen. Op rapportdag bestaan het bestand op de schoolcomputer, de versie van het weekend thuis en de kopie in de mailbijlage naast elkaar, en geen enkele draagt een aanwijzing welke geldt. Wordt een bestand per ongeluk overschreven, dan is er zonder versiehistorie niets om op terug te vallen. Niets daarvan is een fout van Excel. Het is de grens van een gereedschap dat is gebouwd voor rekenbladen, niet voor gezamenlijk beheerde persoonsgegevens.
Bewaren, wissen, aanspreekbaar blijven
Cijfers verdwijnen niet aan het eind van het schooljaar, ze vallen onder bewaartermijnen – en die lopen per soort gegeven en per deelstaat sterk uiteen: aanwezigheid wordt veel korter bewaard dan rapportgegevens. In een verzameling rekenbladen zijn die twee nauwelijks te scheiden; meestal wordt er helemaal niets gewist, omdat niemand nog weet wat er in welk bestand staat. In het systeem hangt elke soort gegeven aan een eigen termijn, die de school voor haar deelstaat instelt, en klassen worden bij de jaarwisseling gearchiveerd in plaats van gewist of gekopieerd. Vraagt een gezin welke gegevens zijn opgeslagen, dan is alles over één leerling uit te voeren als machineleesbaar bestand en als tabel – zonder dat iemand mappen hoeft door te zoeken.
De overstap is geen project
Klas- en leerlinglijsten komen als CSV over – precies het formaat dat elk rekenblad exporteert. Cijfertypen en wegingen staan in een paar minuten, daarna hoef je alleen nog in te voeren. Het oude bestand mag blijven liggen: als archief, niet als werkstand.
Veelgestelde vragen over het Excel-alternatief
Wees erbij als SchuleVernetzt van start gaat
We bouwen SchuleVernetzt op volle kracht. Laat je e-mailadres achter en we brengen je op de hoogte zodra jouw school aan de slag kan – gratis en vrijblijvend.
We gebruiken je adres alleen om je bij de lancering te informeren en je kunt je op elk moment weer afmelden.