Schoolsoftware en de AVG: waar het echt om gaat
Schoolsoftware en de AVG – de vraag erachter is bijna altijd dezelfde: wie mag welke gegevens zien, waar staan ze, en wie draagt de verantwoordelijkheid? Het korte antwoord: verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is de school als instelling, niet de individuele leerkracht en niet de aanbieder. Die verwerkt de gegevens in opdracht van de school en is gebonden aan haar instructies. Al het andere – contract, rollen, bewaartermijnen, registers – volgt uit die rolverdeling. Deze pagina zet de begrippen op een rij en laat zien welke punten voor een invoering geregeld moeten zijn. Het is geen juridisch advies: schoolrecht is een zaak van de deelstaten, en bindend antwoord geven de functionaris gegevensbescherming van de school en de toezichthouder van de deelstaat.
Binnenkort beschikbaar
- AVG-conform
- Gehost in Duitsland
- Gratis voor leerkrachten
Een product van SavePaper.work
Vier punten die voor een invoering geregeld moeten zijn
De school is verantwoordelijk
De AVG kent één verantwoordelijke, en dat is de school als instelling. Zij bepaalt doel en middelen van de verwerking – ook wanneer de gegevens feitelijk op het eigen apparaat van een leerkracht staan.
Een contract volgens artikel 28
Wie gegevens in opdracht van de school verwerkt, heeft daarvoor een contract nodig. Daarin staat welke gegevens waarvoor worden verwerkt, welke subverwerkers betrokken zijn en wat er aan het einde van het contract met de gegevens gebeurt.
Toegang op basis van rol
Niet iedereen in het team heeft elk gegeven nodig. Een rollenmodel beperkt het zicht tot wat de taak vereist – en maakt daarna aantoonbaar wie wanneer waarin heeft gekeken.
De deelstaat bepaalt de termijnen
Hoe lang schooldocumenten bewaard blijven, regelt elke deelstaat anders, en de termijnen verschillen bovendien per soort gegevens. Software zou dat moeten kunnen weergeven in plaats van alles gelijk te behandelen.
Zo verloopt een privacytoets op school
De toets volgt bijna altijd dezelfde volgorde: eerst helder krijgen wie verantwoordelijk is, dan beschrijven wat verwerkt wordt, dan het contract lezen en tot slot rollen en termijnen vastleggen.
-
1
Verantwoordelijkheid vaststellen
Wie beslist over doel en middelen – de school, het schoolbestuur, of beide samen? Deze vraag komt eerst, omdat zij bepaalt wie het contract tekent en wie ouders te woord staat.
-
2
De verwerking beschrijven
Welke gegevens, met welk doel, zichtbaar voor wie, hoe lang? Die vermeldingen horen in het register van verwerkingsactiviteiten dat de school zelf voert. Een aanbieder kan er de bouwstenen voor leveren.
-
3
Contract en maatregelen toetsen
De verwerkersovereenkomst en de beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen worden samen gelezen: serverlocatie, betrokken subverwerkers, versleuteling, wissen bij contracteinde en de weg waarlangs de school instructies geeft.
-
4
Rollen en termijnen instellen
Tot slot de configuratie: welke rol ziet welk gegeven, welke bewaartermijn geldt per soort gegevens? Beide hangen af van het recht van de deelstaat en worden één keer voor de hele school vastgelegd, niet per leerkracht.
Dezelfde gegevens, twee manieren om ze te voeren
De begrippen die in elke toetsing terugkomen
Verwerking in opdracht, verantwoordelijkheid en instructie
De verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG is geen formulier, maar de beschrijving van een verhouding. De school blijft verantwoordelijk en bepaalt welke gegevens met welk doel worden verwerkt; de aanbieder verwerkt ze uitsluitend op instructie en nooit voor eigen doeleinden. Geregeld worden daarnaast duur en onderwerp, de categorieën betrokkenen, de beschermingsmaatregelen, de ondersteuning bij inzageverzoeken, het melden van incidenten, de omgang met subverwerkers en wat er na afloop met de gegevens gebeurt. Dezelfde rolverdeling verklaart waarom een cijferlijst op een privélaptop een probleem van de school is: zij blijft verantwoordelijk, maar kan op een vreemd apparaat de toegang niet beperken en evenmin aantonen wat er met het bestand is gebeurd.
Cijfers, ziekmeldingen en artikel 9
Niet alle schoolgegevens zijn even gevoelig. De reden bij een ziekmelding is een gezondheidsgegeven en valt daarmee onder de bijzondere categorieën van artikel 9 AVG, waarvoor strengere eisen gelden. In de praktijk is dat te ontzenuwen: voor een afmelding volstaat meestal de mededeling dat het verzuim door ziekte kwam – een reden blijft vrijwillig. Cijfers en beoordelingen vallen daarentegen niet onder artikel 9, wat ze niet onschuldig maakt: ze beschrijven prestaties over jaren en werken door in overgangen en diploma's. Voor beide geldt dezelfde conclusie – zichtbaarheid aan de taak binden, vrije tekstvelden spaarzaam gebruiken en gevoelige inhoud versleuteld opslaan in plaats van te verspreiden over bestanden en bijlagen.
Bewaren, wissen, inzage geven
Elke toetsing eindigt met drie vragen: hoe lang blijven de gegevens, hoe verdwijnen ze weer, en wat gebeurt er als een gezin inzage vraagt? Bewaartermijnen voor schooldocumenten zijn recht van de deelstaat en verschillen bovendien per soort gegevens: aanwezigheid in het klassenboek, rapportgegevens, ziekmeldingen en oudercommunicatie blijven verschillend lang bewaard. Een verzameling spreadsheets en mailboxen kan dat niet scheiden, dus wordt daar meestal niets gewist. Artikel 15 en artikel 20 vragen bovendien dat alles over één persoon af te geven is – leesbaar en machineleesbaar tegelijk. SchuleVernetzt bundelt dat in een privacyoverzicht voor de schoolleiding: logboek van inzage en wijzigingen, een termijn per soort gegevens op basis van de deelstaat, inzage-export per persoon.
Wat een school bij de aanbieder kan opvragen
Voor het besluit zijn vier documenten op te vragen: de verwerkersovereenkomst, de beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen, een lijst van de betrokken subverwerkers met hun locatie en een procesbeschrijving waaruit de school haar eigen register van verwerkingsactiviteiten kan voeden. Een aanbieder die deze stukken pas op verzoek samenstelt, vertraagt de toetsing met weken. SchuleVernetzt houdt ze klaar, zodat schoolbesturen en functionarissen gegevensbescherming niets zelf hoeven na te bouwen. De applicatie en de schoolgegevens worden in Duitsland gehost.
Veelgestelde vragen over schoolsoftware en gegevensbescherming
Wees erbij als SchuleVernetzt van start gaat
We bouwen SchuleVernetzt op volle kracht. Laat je e-mailadres achter en we brengen je op de hoogte zodra jouw school aan de slag kan – gratis en vrijblijvend.
We gebruiken je adres alleen om je bij de lancering te informeren en je kunt je op elk moment weer afmelden.