Okul yazılımı ve GDPR: asıl önemli olan nedir
Okul yazılımı ve GDPR denince arka plandaki soru neredeyse her zaman aynıdır: Hangi verileri kim görebilir, bu veriler nerede tutulur ve sorumluluğu kim taşır? Kısa yanıt şudur: GDPR anlamında veri sorumlusu, tek tek öğretmenler ya da sağlayıcı değil, bir kurum olarak okulun kendisidir. Sağlayıcı verileri okul adına işler ve okulun talimatlarına bağlıdır. Geri kalan her şey – sözleşme, roller, saklama süreleri, kayıtlar – bu rol dağılımından türer. Bu sayfa kavramları sıraya koyar ve bir uygulamaya geçmeden önce hangi noktaların açıklığa kavuşması gerektiğini gösterir. Hukuki danışmanlığın yerini tutmaz: okul hukuku eyaletlerin yetkisindedir ve bağlayıcı yanıtı okulun veri koruma görevlisi ile ilgili eyaletin denetim makamı verir.
Çok yakında
- GDPR uyumlu
- Almanya'da barındırılıyor
- Öğretmenler için ücretsiz
Şunun bir ürünü: SavePaper.work
Uygulamaya geçmeden önce netleşmesi gereken dört nokta
Sorumlu olan okuldur
GDPR tek bir veri sorumlusu tanır ve bu, bir kurum olarak okulun kendisidir. İşlemenin amaçlarını ve araçlarını okul belirler; veriler fiilen bir öğretmenin kişisel cihazında dursa bile bu böyledir.
28. maddeye göre bir sözleşme
Okul adına veri işleyen herkesin bunun için bir sözleşmeye ihtiyacı vardır. Sözleşme, hangi verinin hangi amaçla işlendiğini, hangi alt veri işleyenlerin devrede olduğunu ve sözleşme bittiğinde verilere ne olacağını belirler.
Role göre erişim
Öğretmenler kurulundaki herkesin her bilgiye ihtiyacı yoktur. Bir rol modeli görüşü görevin gerektirdiğiyle sınırlar ve sonrasında kimin ne zaman neye eriştiğini belgelenebilir kılar.
Süreleri eyalet belirler
Okul belgelerinin ne kadar süreyle saklanacağını her eyalet farklı düzenler; üstelik süreler veri türüne göre de değişir. Bir yazılım, her şeyi aynı kefeye koymak yerine bu farkları yansıtabilmelidir.
Okulda bir veri koruma incelemesi nasıl ilerler
İnceleme neredeyse her zaman aynı sırayı izler: önce kimin sorumlu olduğu netleşir, sonra neyin işlendiği tarif edilir, ardından sözleşme okunur ve en sonunda roller ile süreler belirlenir.
-
1
Sorumluluğu netleştirmek
Amaçlara ve araçlara kim karar veriyor: okul mu, okul idaresi mi, yoksa ikisi birlikte mi? Bu soru en başta gelir, çünkü sözleşmeyi kimin imzalayacağını ve velilere kimin yanıt vereceğini belirler.
-
2
İşlemeyi tarif etmek
Hangi veriler, hangi amaçla, kime görünür ve ne kadar süreyle? Bu bilgiler, okulun kendi tuttuğu işleme faaliyetleri kaydına girer. Bir sağlayıcı bu kayıt için hazır yapı taşları sunabilir.
-
3
Sözleşme ve tedbirleri incelemek
Veri işleme sözleşmesi ile teknik ve idari tedbirlerin açıklaması birlikte okunur: sunucu konumu, devrede olan alt veri işleyenler, şifreleme, sözleşme sonunda silme ve okulun talimat verirken izleyeceği yol.
-
4
Rolleri ve süreleri belirlemek
En sonda yapılandırma gelir: hangi rol hangi bilgiyi görür, hangi veri türü için hangi saklama süresi geçerlidir? Her ikisi de eyalet hukukuna bağlıdır ve öğretmen başına değil, okulun tamamı için bir kez ayarlanır.
Aynı veriler, onları tutmanın iki yolu
Her incelemede karşınıza çıkan kavramlar
Adına işleme, sorumluluk ve talimat
GDPR'nin 28. maddesine göre yapılan veri işleme sözleşmesi doldurulacak bir form değil, bir ilişkinin tarifidir. Okul veri sorumlusu olarak kalır ve hangi verinin hangi amaçla işleneceğini belirler; sağlayıcı bu verileri yalnızca talimat üzerine işler, hiçbir zaman kendi amaçları için kullanmaz. Sözleşme ayrıca sürenin ve konunun kapsamını, ilgili kişi gruplarını, koruma tedbirlerini, erişim taleplerinde verilecek desteği, olayların bildirimini, alt veri işleyenlerle çalışmayı ve sözleşme sona erdiğinde verilerin akıbetini düzenler. Aynı rol dağılımı, özel bir dizüstü bilgisayardaki not listesinin neden okulun sorunu olduğunu da açıklar: sorumluluk okulda kalır, ama başkasının cihazında okul ne erişimi sınırlayabilir ne de dosyaya ne olduğunu belgeleyebilir.
Notlar, hastalık bildirimleri ve 9. madde
Okuldaki verilerin hepsi aynı ölçüde hassas değildir. Bir hastalık bildiriminde belirtilen gerekçe sağlık verisidir ve bu nedenle GDPR'nin 9. maddesindeki özel nitelikli veri kategorilerine girer; bunlar için daha sıkı koşullar geçerlidir. Uygulamada bu durum yumuşatılabilir: devamsızlığın mazereti için çoğu zaman yokluğun hastalıktan kaynaklandığı bilgisi yeterlidir ve gerekçe belirtmek gönüllü kalır. Notlar ve değerlendirmeler ise 9. maddeye girmez; bu onları zararsız yapmaz, çünkü yıllar boyunca başarıyı tarif eder, sınıf geçmeyi ve diplomaları etkiler. Her iki durumdan da aynı sonuç çıkar: görünürlüğü göreve bağlamak, serbest metin alanlarını ölçülü kullanmak ve hassas içerikleri dosyalara ve eklere dağıtmak yerine şifreli saklamak.
Saklamak, silmek, bilgi vermek
Her inceleme üç soruyla biter: veriler ne kadar kalır, nasıl yeniden ortadan kalkar ve bir aile bilgi istediğinde ne olur? Okul belgeleri için saklama süreleri eyalet hukukudur ve ayrıca veri türüne göre değişir: sınıf defterindeki devam kayıtları, karne verileri, hastalık bildirimleri ve veli iletişimi birbirinden çok farklı sürelerle tutulur. Hesap tabloları ile e-posta kutularından oluşan bir yığın bunları birbirinden ayıramaz; bu yüzden orada genellikle hiçbir şey silinmez. 15. ve 20. maddeler ayrıca bir kişiye ilişkin her şeyin hem okunabilir hem de makineyle işlenebilir biçimde verilebilmesini ister. SchuleVernetzt bunu okul müdürlüğü için tek bir veri koruma görünümünde toplar: erişim ve değişiklik kaydı, eyalete dayanan veri türü başına süre ve kişi başına bilgi dışa aktarımı.
Bir okul sağlayıcıdan neleri isteyebilir
Karardan önce dört belge istenebilir: veri işleme sözleşmesi, teknik ve idari tedbirlerin açıklaması, devrede olan alt veri işleyenlerin konumlarıyla birlikte listesi ve okulun kendi işleme faaliyetleri kaydını besleyebileceği bir süreç açıklaması. Bu belgeleri ancak talep üzerine derleyen bir sağlayıcı, incelemeyi haftalarca geciktirir. SchuleVernetzt bunları hazır tutar; böylece okul idareleri ve veri koruma görevlileri hiçbir şeyi yeniden kurmak zorunda kalmaz. Uygulama ve okul verileri Almanya'da barındırılır.
Okul yazılımı ve veri koruma hakkında sık sorulan sorular
SchuleVernetzt başladığında siz de burada olun
SchuleVernetzt'i tüm hızımızla geliştiriyoruz. E-posta adresinizi bırakın, okulunuz kullanmaya başlayabildiği anda sizi bilgilendirelim – ücretsiz ve hiçbir yükümlülük olmadan.
Adresinizi yalnızca lansmanda sizi bilgilendirmek için kullanırız ve istediğiniz zaman abonelikten çıkabilirsiniz.