Okullar için dijital sınıf defteri

Gün başına değil, ders saati başına yoklama

Kâğıt sınıf defteri çoğunlukla yalnızca tam devamsızlık gününü bilir. Bir çocuğun üçüncü ders saatini mi kaçırdığı, yoksa ancak beşinci saatten itibaren mi bulunmadığı bu şekilde yanıtlanamaz. SchuleVernetzt yoklamayı oluştuğu yerde kaydeder: tek tek ders saatinde. Her öğretmen kendi saati için kimin geldiğini, kimin geç kaldığını ve kimin bulunmadığını yazar – tablette, dizüstünde veya telefonda, birkaç saniye içinde. Bu saatlik kayıtlardan otomatik olarak günün tablosu, oradan da yıllık toplam oluşur. Geç kalmalar, tek tek boş geçen saatler ve tam devamsızlık günleri ayrı ayrı sayılabilir kalır, çünkü MEB yönetmelikleri özürlü ve özürsüz devamsızlığı ayrı sayar ve sonuçları bu ayrıma bağlar. Ders içeriği ve ödevler aynı kaydın içindedir, böylece derse giren bir yedek öğretmen de sınıfın nerede kaldığını hemen görür.

Mazeret ile devamsızlık birbirine aittir

En büyük emek kaydetmekte değil, birleştirmektedir: bir yanda sınıf defterindeki boş ders saati, öte yanda velinin sabah telefonu, daha sonra dosyaya konan kâğıt. SchuleVernetzt ikisini tek bir işlemde birleştirir. Bir devamsızlık bildirimi geldiğinde sistem ilgili ders saatlerini bulur ve mazeretli olarak işaretler – hem geriye dönük hem de gelecekteki bir dönem için. Bundan sonra açık kalan kayıtlar gerçekten özürsüzdür ve bir çetele listesinde kaybolmak yerine sınıf öğretmenine görünür kalır. Türkiye'de belirleyici olan, belgenin kaçıncı devamsızlık gününden itibaren isteneceği değildir – yönetmelikler böyle bir gün sınırı koymaz. Belirleyici olan teslim süresidir: özür belgesi ya da yazılı veli beyanı ilkokul ve ortaokulda 3 iş günü, lisede 5 iş günü içinde okul yönetimine verilir; dayanaklar MEB Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 18. maddesi ile MEB Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 36. maddesidir ve zorunlu hâllerde okul yönetimi süreyi 20 iş gününü aşmamak üzere uzatabilir. Sistem bekleyen belgeleri tek listede toplar ve süre dolmadan hatırlatır.

Veri koruma, roller ve saklama süresi

Bir sınıf defteri reşit olmayan kişilerin kişisel verilerini içerir; bir devamsızlığın sağlık nedenine dayandığı bilgisi eklendiğinde 6698 sayılı Kanun'un 6. maddesi anlamında özel nitelikli kişisel veri de içerir. Bunun günlük karşılığı sadedir: mazeretin işlenmesi için asgari bilgi yeterlidir, tanının deftere yazılması gerekmez. Kimin neyi göreceğine rol karar verir: branş öğretmeni kendi ders saatlerini, sınıf öğretmeni tüm sınıfı, sekreterlik ise gelen mazeretleri görür. Her erişim ve sonradan yapılan her değişiklik denetim izine düşer; Kanun'un 12. maddesi bu tür teknik ve idari tedbirleri veri sorumlusundan açıkça ister ve veriler onun adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlendiğinde müşterek sorumluluk kurar. Saklamada tek bir sayı yoktur: MEB mevzuatının saklama gerekleri ile Kanun'un, işlenme sebebi ortadan kalkan veriyi silme, yok etme ya da anonim hâle getirme yükümlülüğü birlikte okunur ve süreler okulun kendi saklama ve imha politikasında tespit edilir. Bir veli bilgi istediğinde başvuru veri sorumlusu olarak okula yapılır; Kanun'un 11. maddesinde sayılan haklar en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Uygulama Almanya'daki sunucularda çalışır ve kendi işlemesi GDPR'ye tabidir, GDPR'nin 28. maddesine göre bir veri işleme sözleşmesi verilir; Türkiye'deki bir okul için bu aynı zamanda Kanun'un 9. maddesi anlamında yurt dışına aktarımdır ve hangi güvenceye dayanılacağına okul karar verir.