Oprogramowanie szkolne a RODO: co trzeba ustalić przed startem

Powierzenie, odpowiedzialność i polecenia

Umowa powierzenia przetwarzania z art. 28 RODO nie jest formularzem, lecz opisem pewnej relacji. Szkoła pozostaje administratorem i ustala, jakie dane i w jakim celu są przetwarzane; dostawca przetwarza je wyłącznie na polecenie i nigdy do własnych celów. Umowa reguluje ponadto czas trwania i przedmiot, kategorie osób, których dane dotyczą, środki ochrony, wsparcie przy wnioskach, zgłaszanie naruszeń, korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających oraz los danych po zakończeniu współpracy. Ten sam podział ról tłumaczy, dlaczego arkusz z ocenami na prywatnym laptopie jest problemem szkoły, a nie nauczyciela: to szkoła pozostaje odpowiedzialna, ale na cudzym urządzeniu nie ograniczy dostępu ani nie wykaże, co się z plikiem stało. Rozliczalność z art. 5 ust. 2 RODO wymaga właśnie tego – umiejętności wykazania.

Oceny, zwolnienia i art. 9

Nie wszystkie dane szkolne są równie wrażliwe. Powód nieobecności chorobowej to dana o zdrowiu i należy do szczególnych kategorii z art. 9 RODO, wobec których obowiązują ostrzejsze wymogi. W praktyce da się to rozbroić: do usprawiedliwienia wystarczy zwykle informacja, że nieobecność wynikała z choroby – diagnoza pozostaje poza szkołą. Oceny i opinie nie podlegają natomiast art. 9, co nie czyni ich niegroźnymi: opisują wyniki przez lata i wpływają na promocję oraz na świadectwo. To samo dotyczy oceny opisowej w klasach I–III, która z natury zawiera więcej treści niż stopień. Wniosek jest jeden: wiązać widoczność z zadaniem, oszczędnie korzystać z pól swobodnego tekstu i przechowywać wrażliwe treści zaszyfrowane, zamiast rozsyłać je w załącznikach.

Przechowywać, usuwać, udzielać informacji

Każda ocena kończy się trzema pytaniami: jak długo dane zostają, jak znikają i co się dzieje, gdy rodzina prosi o wgląd. Okresy przechowywania nie są jedną liczbą: frekwencja w dzienniku, dane ze świadectw, zaświadczenia lekarskie i korespondencja z rodzicami żyją różnie długo, a podstawą są przepisy o dokumentacji przebiegu nauczania oraz zasady archiwizacji obowiązujące szkołę. Zbiór arkuszy i skrzynek pocztowych tego nie rozdzieli, więc zwykle nic się tam nie usuwa. Art. 15 i 20 RODO wymagają ponadto, by wszystko o jednej osobie dało się wydać – czytelnie i w formacie nadającym się do odczytu maszynowego. SchuleVernetzt łączy to w widoku ochrony danych dla dyrekcji: rejestr dostępów i zmian, osobny termin dla każdego rodzaju danych oraz eksport danych jednej osoby, gotowy do przekazania inspektorowi ochrony danych.