Schulsoftware einführen: so gelingt der Umstieg an der Schule
Die schwierigste Frage bei der Digitalisierung einer Schule ist selten, welches Programm das richtige ist. Schwierig wird der Weg dorthin: Wer entscheidet mit, was sagt die Datenschutzprüfung, wann ist der richtige Zeitpunkt, wie kommt das Kollegium mit? Dieser Leitfaden beschreibt die Einführung von Schulsoftware als das, was sie ist – ein Organisationsprojekt mit einem Software-Anteil. Er ist auch dann nützlich, wenn ihr euch am Ende für ein anderes System entscheidet.
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Woran eine Einführung wirklich hängt
Beteiligte früh fragen
Kollegium, Personalrat, Elternvertretung, Datenschutzbeauftragte und Schulträger wählen das Produkt nicht aus – aufhalten können sie es aber. Wer erst nach der Entscheidung erfährt, dass es eine gab, hat wenig Grund mitzuziehen.
Datenschutz vor der Entscheidung
Auftragsverarbeitung, Serverstandort, Rollen- und Löschkonzept gehören in die Prüfung, nicht in die Nachbereitung. Wer zuerst unterschreibt und danach prüft, steht am Ende mit einer Zusage da, die die Schule nicht halten kann.
Klein anfangen, nicht groß
Eine Klasse oder ein Modul, eine festgelegte Laufzeit, vorher verabredete Erfolgskriterien. Ein Pilot, der nicht trägt, kostet ein Halbjahr – ein Vollstart, der nicht trägt, kostet das Vertrauen des Kollegiums.
Den Wechsel richtig legen
Zum Schuljahreswechsel werden Klassen, Kurse und Zuordnungen ohnehin neu aufgesetzt. Mitten im Halbjahr umzusteigen heißt, dieselbe Arbeit zweimal zu machen: einmal im alten und einmal im neuen System.
Die Einführung in vier Etappen
Von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb liegt ungefähr ein Schuljahr, aber kein Vollzeitprojekt. Die vier Etappen sind neben dem Unterricht zu schaffen, wenn sie in dieser Reihenfolge kommen.
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1
Bestandsaufnahme machen
Schreibt auf, was heute wo läuft: Klassenbuch auf Papier, Noten in Tabellen, Vertretungen am Aushang, Elternkontakt über private Messenger. Diese Liste ist die Grundlage – sie zeigt, was ein System überhaupt ablösen soll und wer daran beteiligt ist.
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2
Beteiligte und Datenschutz
Holt Kollegium, Personalrat, Elternvertretung, Schulträger und die Datenschutzbeauftragte an einen Tisch, bevor eine Entscheidung fällt. Was die Beteiligung im Einzelnen verlangt und wer sie einfordern kann, regeln die Bundesländer unterschiedlich.
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3
Pilot in einer Klasse
Ein Modul, eine Klasse oder eine Jahrgangsstufe, ein Halbjahr lang. Legt vorher fest, woran ihr Erfolg messt – etwa daran, dass Fehlzeiten am Ende der Stunde erfasst sind und nicht erst am Freitag.
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4
Zum Schuljahr ausrollen
Der Schuljahreswechsel ist das Umstiegsfenster: Klassen und Zuordnungen werden ohnehin neu gesetzt. Ab da gilt ein Weg. Der Papierweg daneben wird zu einem verabredeten Termin eingestellt.
Was Einführungen trägt und woran sie scheitern
Einführung an der Schule: die drei Fragen vorab
Wer früh am Tisch sitzen sollte
Eine Schulsoftware berührt fast jede Rolle im Haus. Jede davon kann die Einführung tragen oder stoppen. Die Schulleitung entscheidet und verantwortet. Das Kollegium arbeitet täglich damit und merkt als Erstes, wenn ein Weg länger dauert als der bisherige. Personalrat oder Lehrervertretung sind zu beteiligen, sobald ein System Auskunft über Arbeitszeiten oder Leistungen von Beschäftigten geben kann; was davon mitbestimmungspflichtig ist, regeln die Bundesländer unterschiedlich. Die Elternvertretung erfährt am besten vor der Elternschaft davon. Die Datenschutzbeauftragte der Schule prüft, bevor zugesagt wird. Und der Schulträger stellt Netz, Endgeräte und oft das Budget. Wer in dieser Runde übergangen wird, meldet sich später – meist zum ungünstigsten Zeitpunkt.
Datenschutz gehört vor die Entscheidung
Verantwortlich für die Daten bleibt die Schule, auch wenn sie ein System nur nutzt. Deshalb gehören vier Fragen vor die Auswahl und nicht hinter sie. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Was steht darin? Wo stehen die Server? Wer kann technisch auf die Daten zugreifen? Welche Rolle sieht was – sieht eine Lehrkraft nur ihre Klassen oder den ganzen Jahrgang? Und wie lange bleiben welche Daten gespeichert, bevor sie gelöscht werden? Die Verarbeitung gehört anschließend ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Welche Fristen und Prüfschritte im Einzelnen gelten, unterscheidet sich je nach Bundesland; die Datenschutzbeauftragte der Schule und die Landesbehörde sind dafür die richtigen Adressen.
Kollegium und Eltern wirklich erreichen
Ein System, das nur die Hälfte des Kollegiums nutzt, kostet mehr als gar keines: Es verdoppelt die Wege, statt sie zu ersetzen. Deshalb braucht die Einführung eine benannte Ansprechperson im Haus, eine kurze Fortbildung an einem Termin, an dem alle da sind, sowie einen Start mit genau einem Modul – meist dem digitalen Klassenbuch oder dem Vertretungsplan, weil beides täglich anfällt. Auf der Elternseite gilt dasselbe. Der Einladungsweg muss auch bei Familien ankommen, die kein Smartphone nutzen oder wenig Deutsch sprechen. Plant deshalb einen Weg auf Papier für die Einladung ein, eine Sprechstunde in den ersten Wochen und eine mehrsprachige Oberfläche als Anforderung an das System.
Das Umstiegsfenster ist der Schuljahreswechsel
Klassen, Kurse und Zuordnungen werden zum neuen Schuljahr ohnehin neu aufgesetzt – das ist der Zeitpunkt, an dem ein Wechsel am wenigsten kostet. Klassen- und Schülerlisten kommen als CSV herüber, ein bestehender Stundenplan über die Exportdatei des bisherigen Stundenplanprogramms. Handarbeit bleiben Noten und Verläufe aus dem alten System, die dort als Archiv liegen bleiben dürfen.
Häufige Fragen zur Einführung von Schulsoftware
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