Komunikatory w komunikacji szkolnej: co wolno, a co ryzykowne
Pytanie, na które trzeba odpowiedzieć przed wyborem kanału, brzmi: kto odpowiada za dane, które przez ten kanał przechodzą – i czy da się tę odpowiedzialność wykazać? W Polsce nie ma przepisu, który zakazywałby nauczycielom WhatsAppa. Jest za to jasny punkt odniesienia: UODO wskazuje, by do kontaktu z uczniami i rodzicami używać rozwiązań wdrożonych w szkole, a takim rozwiązaniem jest w polskich szkołach dziennik elektroniczny. Prywatna grupa klasowa nie jest więc alternatywą dla papieru – jest obejściem kanału, który szkoła już ma i za który odpowiada.
Już wkrótce
- Zgodny z RODO
- Hostowane w Niemczech
- Bezpłatny dla nauczycieli
Produkt marki SavePaper.work
Czego wymaga kanał, za który szkoła może odpowiadać
Kanał należy do szkoły
Administratorem danych jest szkoła, nie nauczyciel. Wykazać to można tylko wtedy, gdy konta należą do szkoły, a nie wiszą na prywatnym numerze telefonu.
Rola zamiast prywatnego numeru
Nauczyciel pisze ze swojej funkcji. Prywatny numer pozostaje prywatny, dostępność ma początek i koniec, a po zmianie pracy dostęp po prostu wygasa.
Dane wrażliwe trafiają do właściwej roli
Informacja o chorobie idzie do sekretariatu, a nie do trzydziestu rodzin. Dane o zdrowiu chroni szczególnie art. 9 RODO, więc krąg odbiorców ma znaczenie prawne, nie tylko obyczajowe.
Dostępne dla każdej rodziny
Także bez smartfona i przy słabej znajomości polskiego: dostęp w przeglądarce i teksty w kilku językach nie zostawiają nikogo poza obiegiem informacji.
Jak szkoła porządkuje swoje drogi komunikacji
Zanim pojawi się nowy kanał, opłaca się krótka inwentaryzacja: kto dziś pisze i o czym, co z tego jest służbowe i która zasada ma odtąd obowiązywać w której sytuacji. Inspektor ochrony danych powinien być przy tym od początku.
-
1
Zrobić inwentaryzację
Najpierw zbierz to, co dzieje się naprawdę: grupy klasowe z rodzicami, ustalenia w pokoju nauczycielskim, zgłoszenia choroby wysyłane rano na prywatny numer. Bez tego obrazu każda zasada powstaje obok praktyki i na co dzień jest po cichu omijana.
-
2
Sprawdzić stanowisko UODO i własne dokumenty
Nadzór nad ochroną danych sprawuje w Polsce jeden organ – Prezes UODO – a jego wskazówki dla szkół są publicznie dostępne. Po stronie szkoły odpowiedź dają statut, polityka ochrony danych i inspektor ochrony danych, którego szkoła publiczna musi mieć.
-
3
Ustalić jeden kanał
Potem przychodzi decyzja, którędy będą odtąd biegły wiadomości służbowe: kanał zarządzany przez szkołę, z rolami zamiast numerów telefonu i z osobną drogą dla rodzin bez smartfona.
-
4
Zapisać zasady na piśmie
Na koniec szkoła utrwala wynik – zwykle w zarządzeniu dyrektora lub w regulaminie komunikacji, a zasady dotyczące uczniów mają swoje miejsce w statucie. Ustalenia bez formy pisemnej nie da się później wykazać.
Kanał szkolny a prywatna grupa w komunikatorze
Komunikatory, ochrona danych i szkolna codzienność
Dlaczego służbowe użycie jest kłopotliwe
Odpowiedzialność za dane szkolne spoczywa na szkole, a nie na pojedynczym nauczycielu. Jeśli komunikacja biegnie przez prywatne konto, usługa przetwarza dane osobowe, choć szkoła nie wyznaczyła jej ram: brak umowy powierzenia przetwarzania z art. 28 RODO, brak zapewnienia o lokalizacji serwerów, w zależności od dostawcy przetwarzanie poza Unią Europejską i brak sposobu, by później celowo usunąć dane. Dochodzą do tego dwa punkty łatwe do przeoczenia: wiele komunikatorów przy instalacji synchronizuje książkę adresową telefonu, więc trafiają tam numery osób, które nic o tym nie wiedzą. Także przy szyfrowanych treściach powstają metadane o tym, kto, kiedy i z kim pisał. Rozliczalność z art. 5 ust. 2 RODO wymaga, by szkoła potrafiła to wszystko wykazać – a przy cudzym urządzeniu nie potrafi.
Prywatny numer nauczyciela
Obok ochrony danych stoi druga kwestia, dotycząca zawodowej codzienności. Kto pisze z własnego numeru, przekazuje go rodzicom i klasom i tak szybko go nie odzyska. Wiadomości przychodzą wieczorem, w weekend i w wakacje, status online pokazuje, że ktoś byłby właśnie osiągalny, a z nieodpisanej wiadomości łatwo robi się zarzut. Na tym samym urządzeniu sprawy służbowe i prywatne z trudem dają się rozdzielić. Dochodzi do tego trwałość zapisu: gdy nauczyciel odchodzi ze szkoły, historia odchodzi razem z nim i nikt nie wykaże później, jakie ustalenie i kiedy zapadło. Kanał zarządzany przez szkołę wisi na roli, a nie na numerze – dostęp kończy się wraz z zadaniem, a zapis zostaje tam, gdzie jego miejsce.
Zgłoszenie choroby i dane o zdrowiu
Najwyraźniej widać to przy zgłoszeniu choroby. To, że dziecko jest chore, należy do danych, które art. 9 RODO chroni szczególnie, a w grupie klasowej czyta to każda rodzina. Szkoła nie potrzebuje więc drugiego czatu, lecz kanału, w którym zgłoszenie trafia tylko do właściwej roli, w którym elektroniczny list do rodziców z potwierdzeniem odczytu zastępuje karteczkę do podpisania i w którym rozdzieleni rodzice mają ten sam stan wiedzy. Portal dla rodziców łączy dokładnie to, wraz z dostępem w przeglądarce dla rodzin bez smartfona i tekstami w kilku językach – w polskich szkołach uczą się dziś także dzieci, dla których polski nie jest pierwszym językiem. Tak zbudowany jest SchuleVernetzt; szczegółowe wymagania szkoła wyjaśnia z inspektorem ochrony danych.
Wyjście z grupy klasowej
Zmiana zaczyna się nie od techniki, lecz od ustalenia: która droga obowiązuje odtąd w której sytuacji? Gdy to jest przesądzone, potrzebny jest kanał, którym szkoła zarządza sama – utworzyć klasy, dołączyć rodziny przez link zapraszający, gotowe. SchuleVernetzt jest jedną z takich dróg: dane leżą na serwerach w Unii Europejskiej, przetwarzanie odbywa się zgodnie z RODO, a dla pojedynczych nauczycieli korzystanie pozostanie bezpłatne. Produkt jest jeszcze przed startem; szkoły mogą zapisać się na listę oczekujących.
Najczęstsze pytania o komunikatory w szkole
Bądź przy tym, gdy SchuleVernetzt wystartuje
Tworzymy SchuleVernetzt pełną parą. Zostaw swój adres e-mail, a powiadomimy Cię, gdy tylko Twoja szkoła będzie mogła zacząć – bezpłatnie i bez zobowiązań.
Twojego adresu używamy wyłącznie po to, by powiadomić Cię o starcie, a w każdej chwili możesz zrezygnować.