Private Messenger in der Schulkommunikation
An vielen Schulen läuft die Kommunikation längst über private Messenger, häufig über WhatsApp: die Klassengruppe mit den Eltern, die Absprache im Kollegium, die Krankmeldung als Nachricht am Morgen. Für die dienstliche Schulkommunikation haben mehrere Landesdatenschutzbehörden und Kultusministerien das eingeschränkt oder untersagt. Diese Seite ordnet ein, worum es dabei geht und was eine Schule stattdessen braucht.
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Was eine Schule stattdessen braucht
Einen Kanal, den die Schule verwaltet
Verantwortlich für schulische Daten bleibt die Schule. Das gelingt nur, wenn die Konten ihr gehören und nicht an einem privaten Anschluss hängen.
Rollen statt privater Rufnummern
Lehrkräfte schreiben aus ihrer Funktion heraus. Die private Handynummer bleibt privat. Die Erreichbarkeit hat wieder einen Anfang und ein Ende.
Sensibles bei der Zuständigkeit
Eine Krankmeldung geht an das Sekretariat, nicht an dreißig Familien. Gesundheitsangaben stehen nach Artikel 9 DSGVO unter besonderem Schutz.
Erreichbarkeit für alle Familien
Auch ohne Smartphone und mit wenig Deutsch: Ein Zugang im Browser und mehrsprachige Texte lassen niemanden aus der Klassengruppe herausfallen.
So klärt eine Schule ihre Kommunikationswege
Bevor ein neuer Kanal eingeführt wird, lohnt eine kurze Bestandsaufnahme: Wer schreibt heute worüber, was davon ist dienstlich, welche Regel soll künftig für welchen Anlass gelten?
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1
Bestandsaufnahme machen
Erst einmal sammeln, was tatsächlich läuft: Klassengruppen mit Eltern, Absprachen im Kollegium, Krankmeldungen per Nachricht. Ohne dieses Bild wird jede Regel an der Praxis vorbei beschlossen und im Alltag still umgangen.
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2
Rechtslage im Land prüfen
Was für die dienstliche Nutzung gilt, unterscheidet sich je nach Bundesland und Einsatzzweck. Auskunft geben die Datenschutzbeauftragten der Schule und die Landesbehörde; viele Länder haben dazu eigene Handreichungen veröffentlicht.
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3
Einen Kanal festlegen
Dann steht die Entscheidung an, worüber dienstliche Nachrichten künftig laufen: ein Kanal, den die Schule verwaltet, mit Rollen statt Rufnummern und mit einem Weg für Familien ohne Smartphone.
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4
Regeln schriftlich festhalten
Zum Schluss hält die Schule das Ergebnis fest, meist in einer Kommunikationsordnung und im Kollegium oft ergänzt durch eine Dienstvereinbarung. Welche Form dafür vorgesehen ist, hängt vom Bundesland ab.
Schulisch verwalteter Kanal und private Gruppe
Messenger, Datenschutz und der Schulalltag
Warum die dienstliche Nutzung heikel ist
Verantwortlich für schulische Daten ist die Schule, nicht die einzelne Lehrkraft. Läuft die Kommunikation über ein privates Konto, verarbeitet ein Dienst personenbezogene Daten, ohne dass die Schule den Rahmen dafür gesetzt hat: kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, keine Zusage zum Serverstandort, je nach Anbieter eine Verarbeitung außerhalb der EU und kein Weg, Daten später gezielt zu löschen. Dazu kommen zwei Punkte, die im Alltag leicht übersehen werden: Viele Messenger gleichen bei der Einrichtung das Adressbuch des Telefons ab, sodass Nummern von Menschen mitgehen, die davon nichts wissen. Und auch bei verschlüsselten Inhalten entstehen Metadaten darüber, wer wann mit wem geschrieben hat. Ob und wofür der dienstliche Einsatz zulässig ist, regeln die Bundesländer unterschiedlich.
Die private Nummer der Lehrkraft
Neben dem Datenschutz steht eine zweite Frage, die den Berufsalltag betrifft. Wer über den eigenen Anschluss schreibt, gibt seine private Nummer an Eltern und Klassen weiter und bekommt sie so schnell nicht zurück. Nachrichten kommen abends, am Wochenende und in den Ferien, der Onlinestatus zeigt, dass jemand gerade erreichbar wäre. Aus einer unbeantworteten Nachricht wird leicht ein Vorwurf. Dienstliches und Privates lassen sich auf demselben Gerät kaum trennen. Dazu kommt die Nachvollziehbarkeit: Verlässt eine Lehrkraft die Schule, geht der Verlauf mit ihr. Niemand kann später belegen, welche Absprache wann getroffen wurde. Ein schulisch verwalteter Kanal für die Elternkommunikation hängt an einer Rolle statt an einer Rufnummer. Der Zugang endet, wenn die Aufgabe endet.
Krankmeldung und Gesundheitsangaben
Besonders deutlich wird es bei der Krankmeldung. Dass ein Kind krank ist, gehört zu den Angaben, die Artikel 9 DSGVO besonders schützt. In einer Klassengruppe liest sie jede Familie mit. Was eine Schule braucht, ist deshalb kein zweiter Chat, sondern ein Kanal, in dem eine digitale Krankmeldung nur bei der zuständigen Rolle landet, in dem ein digitaler Elternbrief mit Lesebestätigung den Rückgabezettel ersetzt und in dem getrennt lebende Sorgeberechtigte denselben Stand haben. Ein Elternportal bündelt genau das, samt Zugang im Browser für Familien ohne Smartphone und mehrsprachigen Texten für Familien, die wenig Deutsch sprechen. So ist SchuleVernetzt gebaut; welche Anforderungen im Einzelnen gelten, klärt die Schule mit ihrer Datenschutzbeauftragten oder ihrem Datenschutzbeauftragten.
Der Weg aus der Klassengruppe
Der Umstieg beginnt nicht mit Technik, sondern mit einer Absprache: Welcher Weg gilt künftig für welchen Anlass? Steht das fest, braucht es einen Kanal, den die Schule selbst verwaltet – Klassen anlegen, Familien per Einladungslink dazuholen, fertig. SchuleVernetzt ist einer dieser Wege.
Häufige Fragen zu Messengern in der Schule
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