Privémessengers in de schoolcommunicatie
Op veel scholen loopt de communicatie allang via privémessengers, vaak via WhatsApp: de klassengroep met ouders, het overleg in het team, de ziekmelding als bericht in de ochtend. Voor de zakelijke schoolcommunicatie hebben meerdere toezichthouders voor gegevensbescherming en onderwijsministeries dat beperkt of verboden. Deze pagina zet uiteen waar het om draait en wat een school in plaats daarvan nodig heeft.
Binnenkort beschikbaar
- AVG-conform
- Gehost in Duitsland
- Gratis voor leerkrachten
Een product van SavePaper.work
Wat een school in plaats daarvan nodig heeft
Een kanaal dat de school beheert
De verantwoordelijkheid voor schoolgegevens blijft bij de school. Dat lukt alleen als de accounts van de school zijn en niet aan een privénummer hangen.
Rollen in plaats van privénummers
Leerkrachten schrijven vanuit hun functie. Het privénummer blijft privé, en de bereikbaarheid heeft weer een begin en een eind.
Gevoelige gegevens bij de juiste rol
Een ziekmelding gaat naar de administratie, niet naar dertig gezinnen. Gezondheidsgegevens genieten bijzondere bescherming volgens artikel 9 AVG.
Bereikbaar voor elk gezin
Ook zonder smartphone en met weinig Duits: browsertoegang en meertalige teksten zorgen dat niemand buiten de klassengroep valt.
Zo regelt een school haar communicatieroutes
Voordat een nieuw kanaal wordt ingevoerd, loont een korte inventarisatie: wie schrijft vandaag waarover, wat daarvan is zakelijk, en welke regel moet voortaan voor welke gelegenheid gelden?
-
1
Inventarisatie maken
Verzamel eerst wat er werkelijk gebeurt: klassengroepen met ouders, overleg in het team, ziekmeldingen per bericht. Zonder dat beeld wordt elke regel langs de praktijk heen besloten en in het dagelijks werk stilletjes omzeild.
-
2
Regels van de deelstaat nagaan
Wat voor zakelijk gebruik geldt, verschilt per deelstaat en per doel. De functionarissen voor gegevensbescherming van de school en de deelstaatautoriteit geven uitsluitsel; veel deelstaten hebben er eigen handreikingen over gepubliceerd.
-
3
Een kanaal vastleggen
Dan volgt de beslissing waarover zakelijke berichten voortaan lopen: een kanaal dat de school beheert, met rollen in plaats van telefoonnummers en met een route voor gezinnen zonder smartphone.
-
4
Regels schriftelijk vastleggen
Tot slot legt de school de uitkomst vast, meestal in een communicatiereglement en voor het team vaak aangevuld met een dienstovereenkomst. Welke vorm daarvoor is voorzien, hangt van de deelstaat af.
Een door de school beheerd kanaal en een privégroep
Messengers, gegevensbescherming en de schooldag
Waarom zakelijk gebruik lastig ligt
De verantwoordelijkheid voor schoolgegevens ligt bij de school, niet bij de individuele leerkracht. Loopt de communicatie via een privéaccount, dan verwerkt een dienst persoonsgegevens zonder dat de school daarvoor het kader heeft gesteld: geen verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, geen toezegging over de locatie van de servers, afhankelijk van de aanbieder verwerking buiten de EU en geen manier om gegevens later gericht te wissen. Daar komen twee punten bij die in het dagelijks werk gemakkelijk over het hoofd worden gezien: veel messengers synchroniseren bij de installatie het adresboek van de telefoon, zodat nummers meegaan van mensen die daar niets van weten. En ook bij versleutelde inhoud ontstaan metagegevens over wie wanneer met wie heeft geschreven. Of en waarvoor zakelijk gebruik is toegestaan, regelen de deelstaten verschillend.
Het privénummer van de leerkracht
Naast de gegevensbescherming staat een tweede vraag, die het werkende leven raakt. Wie vanaf de eigen lijn schrijft, geeft zijn privénummer aan ouders en klassen en krijgt het niet zomaar terug. Berichten komen 's avonds, in het weekend en in de vakantie, de onlinestatus laat zien dat iemand nu bereikbaar zou zijn, en van een onbeantwoord bericht wordt al snel een verwijt gemaakt. Werk en privé zijn op hetzelfde apparaat nauwelijks uit elkaar te houden. Daar komt de traceerbaarheid bij: vertrekt een leerkracht, dan gaat de geschiedenis mee, en niemand kan later aantonen welke afspraak wanneer is gemaakt. Een door de school beheerd kanaal voor de oudercommunicatie hangt aan een rol in plaats van aan een nummer, en de toegang eindigt zodra de taak eindigt.
Ziekmelding en gezondheidsgegevens
Het duidelijkst wordt het bij de ziekmelding. Dat een kind ziek is, hoort bij de gegevens die artikel 9 AVG bijzonder beschermt, en in een klassengroep leest elk gezin mee. Wat een school nodig heeft is daarom geen tweede chat, maar een kanaal waarin een digitale ziekmelding alleen bij de bevoegde rol terechtkomt, waarin een digitale ouderbrief met leesbevestiging het antwoordstrookje vervangt en waarin gescheiden levende ouders dezelfde stand hebben. Een ouderportaal bundelt precies dat, inclusief toegang in de browser voor gezinnen zonder smartphone en meertalige teksten voor gezinnen die weinig Duits spreken. Zo is SchuleVernetzt gebouwd; welke eisen in detail gelden, bespreekt de school met haar functionaris voor gegevensbescherming.
De weg uit de klassengroep
De overstap begint niet met techniek maar met een afspraak: welke route geldt voortaan voor welke gelegenheid? Staat dat vast, dan is er een kanaal nodig dat de school zelf beheert – klassen aanmaken, gezinnen via een uitnodigingslink erbij halen, klaar. SchuleVernetzt is een van die routes.
Veelgestelde vragen over messengers op school
Wees erbij als SchuleVernetzt van start gaat
We bouwen SchuleVernetzt op volle kracht. Laat je e-mailadres achter en we brengen je op de hoogte zodra jouw school aan de slag kan – gratis en vrijblijvend.
We gebruiken je adres alleen om je bij de lancering te informeren en je kunt je op elk moment weer afmelden.