Rapportsoftware voor scholen

Cijferrapport, woordrapport, mengvorm

Welke rapportvorm een school uitgeeft, is geen kwestie van software maar een keuze die de school zelf maakt: in Nederland schrijft de wet geen rapportmodel voor, en er is ook geen regionale onderwijswetgeving die er per gebied een ander model tegenover zet. Zuivere cijferrapporten, uitgeschreven woordrapporten, aankruisrasters en combinaties daarvan komen allemaal voor; wat bij jullie geldt, staat in de schoolgids. Verplicht is iets anders: de school moet de ontwikkeling van leerlingen systematisch volgen in een leerling- en onderwijsvolgsysteem, en in groep 8 horen de doorstroomtoets en het schooladvies daarbij. De rapportsoftware legt daarom geen vast formulier op, maar laat de school haar eigen rapportsjabloon vastleggen: velden voor cijfers, velden voor lopende tekst, kopregels met schoolnaam en schooljaar. Eenmaal ingericht geldt dat sjabloon voor alle klassen en blijft het de volgende periode ongewijzigd, tot de school het bewust aanpast. Dat scheelt de jaarlijkse opmaakdiscussie.

Tekstblokken in het rapportdocument

De weg van een tekstblok naar het afgeronde rapport is de echte tijdvreter zolang die via het klembord en Word loopt. Hier staat de blokkenlijst direct naast het rapportveld: kiezen, de naam invullen, de zin aanpassen, overnemen. Opmaak, afbreking en veldlengte blijven daarbij behouden, zodat niemand achteraf regels hoeft bij te schuiven. De school beheert daarnaast een eigen blokkenlijst, zodat formuleringen die in het team zijn afgestemd voor iedereen bereikbaar blijven. Wisselt een leerkracht van klas of school, dan blijft die gedeelde voorraad bestaan – hij hangt niet aan een privébestand. Nieuwe collega's vinden hem op dag één.

Rapportgegevens, rollen en bewaring

Cijfers en rapportteksten zijn de gevoeligste gegevens in het schoolbedrijf. In SchuleVernetzt staan ze versleuteld op servers binnen de EU; de verwerking berust op een verwerkersovereenkomst, het liefst volgens het model van het Privacyconvenant Onderwijs, waar een privacypakket met verwerkingsregister bij hoort. Een rollenmodel scheidt netjes: vakleerkrachten zien hun vak, de mentor het hele rapport, de schoolleiding het leerjaar. Wijzigingen zijn herleidbaar, zodat later duidelijk is wie welk cijfer heeft ingevoerd. Hoe lang rapporten en duplicaten bewaard blijven, is in Nederland landelijk geregeld en verschilt niet per regio: voor het basisonderwijs noemt de rijksoverheid 2 jaar na vertrek voor de meeste leerlinggegevens en 5 jaar voor gegevens over verzuim en in- en uitschrijving. Voor het voortgezet onderwijs en het mbo staat het overzicht bij Kennisnet; leg de termijn samen met de functionaris voor gegevensbescherming van het bestuur vast. Daarna gelden de verwijderregels automatisch, en een export van de rapporten als pdf-archief blijft altijd mogelijk.