Zeugnis-Software für Schulen

Notenzeugnis, Berichtszeugnis, Mischform

Welche Zeugnisform eine Schule ausgibt, ist keine Frage der Software, sondern der Zeugnisordnung des jeweiligen Bundeslandes: reine Notenzeugnisse, ausformulierte Berichtszeugnisse, Ankreuzraster oder Kombinationen daraus. Auch die Notenskala und der Zeitpunkt, ab dem in der Grundschule Noten erteilt werden, sind Ländersache. Die Zeugnis-Software bildet deshalb kein festes Formular ab, sondern lässt die Schule ihr eigenes Zeugnismuster hinterlegen: Felder für Noten, Felder für Fließtext, Kopfzeilen mit Schulname und Schuljahr. Einmal eingerichtet, gilt dieses Muster für alle Klassen und bleibt im nächsten Halbjahr unverändert bestehen, bis die Schule es bewusst ändert. Das spart den jährlichen Formatstreit.

Textbausteine im Zeugnisdokument

Der Weg vom Baustein ins fertige Zeugnis ist der eigentliche Zeitfresser, wenn er über Zwischenablage und Word läuft. Hier steht die Bausteinliste direkt neben dem Zeugnisfeld: auswählen, den Namen einsetzen, den Satz anpassen, übernehmen. Formatierung, Silbentrennung und Feldlänge bleiben dabei erhalten, sodass niemand hinterher Zeilen zurechtschiebt. Die Schule pflegt zusätzlich eine eigene Bausteinliste, damit Formulierungen, die im Kollegium abgestimmt sind, für alle greifbar bleiben. Wechselt eine Lehrkraft die Klasse oder die Schule, bleibt dieser gemeinsame Bestand erhalten – er hängt nicht an einer privaten Datei. Neue Kolleginnen und Kollegen finden ihn am ersten Tag.

Zeugnisdaten, Rollen und Aufbewahrung

Noten und Zeugnistexte sind die sensibelsten Daten im Schulbetrieb. In SchuleVernetzt liegen sie verschlüsselt auf Servern in Deutschland; die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, zu dem ein Datenschutzpaket mit Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gehört. Ein Rollenkonzept trennt sauber: Fachlehrkräfte sehen ihr Fach, die Klassenleitung das ganze Zeugnis, die Schulleitung den Jahrgang. Änderungen sind nachvollziehbar, sodass später klar ist, wer welche Note eingetragen hat. Wie lange Zeugnisse und Zweitschriften aufzubewahren sind, gibt euer Bundesland vor; die Fristen hinterlegt ihr einmalig, danach greifen die Löschregeln automatisch. Ein Export der Zeugnisse als PDF-Archiv bleibt jederzeit möglich.