El portal de familias para tu colegio

Un acceso en vez de cuatro canales

Muchos centros se comunican hoy en paralelo por correo, en papel, por teléfono y en un chat privado. Cada dato existe así en varios sitios y ninguno está completo: las familias buscan en el correo, en la mochila y en el historial, mientras secretaría responde varias veces a la misma pregunta. El portal de familias reúne esos caminos. Avisos, circulares, citas, ausencias y documentos están en un mismo lugar, ordenados cronológicamente y con búsqueda. Quien busca un dato sabe dónde está, incluso semanas después. Para el centro eso significa menos consultas; para las familias, una fuente fiable en lugar de conocimiento a medias repartido por cuatro canales.

Ausencias sin llamar a secretaría

Entre las siete y media y las ocho suena el teléfono en toda secretaría, y cada aviso se anota a mano y se pasa después a la lista de clase. En el portal, las familias notifican ellas mismas la ausencia: bastan la fecha, el periodo y una breve indicación, y la falta aparece de inmediato en el cuaderno de clase digital. El docente la ve al empezar la hora, sin que nadie pase un papel. ¿Y cuándo hace falta además un justificante por escrito o un parte médico? Eso no lo fija ninguna norma estatal: está en el reglamento de régimen interior del centro, que la LOE encarga a cada centro dentro del marco de su comunidad autónoma (art. 124). El portal lleva ese plazo configurado y avisa a tiempo en lugar de dejarlo a la memoria. Secretaría puede seguir registrando ella misma un aviso telefónico, para cubrir también a las familias sin acceso.

Protección de datos y roles

Un portal en el que confluyen ausencias, nombres y mensajes tiene que separar los accesos con limpieza. Por eso el modelo de roles distingue dirección, secretaría, profesorado y familias: un docente ve sus clases, una familia ve a su hijo o hija, y nadie ve más de lo que su tarea exige. Es la traducción práctica de dos reglas: la minimización del artículo 5 del RGPD y el deber de sigilo que la disposición adicional vigesimotercera de la LOE impone a quien accede a datos del alumnado. Todo el tratamiento ocurre dentro de la Unión Europea; un contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD forma parte del acceso, igual que el registro de medidas técnicas y organizativas. Los plazos de conservación se fijan por tipo de dato, de modo que cuentas y contenidos se eliminan según lo previsto al cambiar de centro o tras el curso; qué plazo corresponde a cada categoría lo concreta el centro con su delegado de protección de datos (art. 34.1.b de la LOPDGDD). Todo ello puede revisarse por escrito antes de implantarlo.