Le portail parents pour votre école

Un accès au lieu de quatre canaux

Beaucoup d'écoles communiquent aujourd'hui en parallèle par e-mail, papier, téléphone et chat privé. Chaque information existe donc à plusieurs endroits, et aucun d'eux n'est complet : les parents cherchent dans la boîte mail, dans le cartable et dans l'historique, pendant que le secrétariat répond plusieurs fois à la même question. Le portail parents réunit ces chemins. Actualités, lettres aux parents, rendez-vous, absences et documents se trouvent au même endroit, classés chronologiquement et consultables par recherche. Celui qui cherche une information sait où elle se trouve, même des semaines plus tard. Pour l'école, cela signifie moins de questions en retour ; pour les parents, une source fiable au lieu d'un savoir partiel réparti sur quatre canaux.

Signaler une absence sans appeler

Entre sept heures et demie et huit heures, le téléphone sonne dans chaque secrétariat, et chaque signalement est noté à la main puis reporté dans la liste de classe. Dans le portail parents, les familles déclarent elles-mêmes l'enfant absent : la date, la période et une brève indication suffisent, et l'absence figure aussitôt dans le cahier de classe numérique. L'enseignant la voit au début du cours, sans que personne transmette un papier. Ce que la loi demande, c'est le motif porté sans délai à la connaissance de l'établissement (article L. 131-8 du code de l'éducation) ; la forme du justificatif et le délai de régularisation, eux, figurent dans le règlement intérieur. Le portail suit le délai paramétré et le rappelle à temps, au lieu de s'en remettre à la mémoire. Le secrétariat peut toujours saisir lui-même un appel téléphonique, pour que les familles sans accès soient couvertes elles aussi.

Protection des données et rôles

Un portail où convergent absences, noms et messages doit séparer proprement les accès. Le concept de rôles distingue donc la direction, le secrétariat, les enseignants et les familles : un enseignant voit ses classes, une famille voit son enfant, et personne ne voit plus que ce que sa mission exige. Le traitement a lieu sur une infrastructure hébergée dans l'Union européenne ; un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD fait partie de l'accès, tout comme le registre des mesures techniques et organisationnelles. Restent les deux questions de durée : combien de temps chaque donnée demeure, et comment elle disparaît. Les durées se règlent par type de données, si bien que comptes et contenus sont supprimés comme prévu lors d'un changement d'établissement ou après l'année scolaire, au lieu de rester indéfiniment. Elles sont arrêtées par le responsable de traitement de l'établissement, en suivant les recommandations de la CNIL, autorité de contrôle en France ; le délégué à la protection des données de l'académie vérifie avant l'introduction.