Lettre aux parents numérique avec accusé de lecture
Fini le coupon à retourner qui revient en retard : avec SchuleVernetzt, vous envoyez chaque lettre aux parents en version numérique, avec accusé de lecture et réponse intégrés. Les parents lisent, confirment et répondent en un geste – et vous voyez en temps réel qui a réagi et qui il faut relancer.
Bientôt disponible
- Conforme au RGPD
- Hébergé en Allemagne
- Gratuit pour les enseignants
Un produit de SavePaper.work
Pourquoi les écoles envoient les lettres aux parents en numérique
Un accusé de lecture par parent
Pour chaque lettre, vous voyez quelle famille l'a ouverte – et vous relancez uniquement celles qui manquent, pas tout le monde.
Une réponse en un seul geste
L'accord, un choix ou une signature se font directement dans la lettre. Les réponses vous parviennent automatiquement – aucun coupon ne se perd.
Relancer sans effort
Un seul rappel à toutes les réponses en attente suffit. Plus de listes de noms à cocher, plus d'appels après la classe.
Joindre tout le monde, en plusieurs langues
Les parents séparés reçoivent la même lettre, chaque famille dans sa langue – sans groupe WhatsApp ni pile de photocopies.
Comment envoyer une lettre aux parents en numérique
Quatre étapes mènent du brouillon à la réponse complète et remplacent l'impression, la distribution, la collecte et le comptage du coupon placé en bas de la lettre.
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1
Rédiger la lettre
Vous écrivez la lettre directement dans l'appli ou vous y collez un texte existant. Les pièces jointes comme un programme, un déroulé ou une liste de fournitures s'attachent à la lettre au lieu d'être photocopiées en plus.
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2
Choisir les destinataires
Vous sélectionnez toute l'école, une classe, un groupe ou des familles précises. Tous les responsables légaux enregistrés reçoivent la lettre au même moment, même lorsqu'ils vivent séparés.
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3
Joindre une réponse
Vous joignez à la lettre ce que vous souhaitez recevoir en retour : prise de connaissance, accord, un choix ou une signature numérique. Les parents répondent dans la lettre, sans rien avoir à imprimer.
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4
Suivre les retours
Un aperçu en direct indique, par famille, lu, répondu ou en attente. Vous relancez les réponses manquantes en un clic, et vous exportez le résultat sous forme d'aperçu à la fin.
Lettre numérique vs. coupon papier
La lettre aux parents numérique en détail
Un accusé de lecture par responsable légal
Un accusé de lecture est plus qu'une simple coche. Il répond à la question que pose chaque lettre papier : l'information est-elle réellement arrivée chez les parents, ou dort-elle encore dans le cartable ? SchuleVernetzt tient cette information par responsable légal et non par enfant. Pour des parents séparés, vous voyez ainsi si les deux ont lu, au lieu de compter sur la transmission. L'aperçu distingue en outre lu et répondu, car les deux ne sont pas la même chose : avoir ouvert la lettre ne signifie pas encore avoir donné son accord. Pour les délais liés à un voyage scolaire ou à une autorisation, c'est précisément cette distinction qui compte.
Réponse structurée plutôt que réponse libre
Une réponse libre par e-mail doit être lue, comprise puis reportée dans une liste. Une réponse structurée est déjà exploitée dès son arrivée. C'est pourquoi vous joignez à chaque lettre exactement ce dont vous avez besoin : une prise de connaissance, un oui ou un non, un choix parmi plusieurs options ou une signature numérique pour une autorisation parentale. Le résultat est disponible sous forme de chiffre et de liste, sans que personne trie des coupons ni aligne des bâtons sur une feuille. Du côté des parents, le chemin est tout aussi court : lire, appuyer, terminé, sans imprimante et sans le détour par le cartable.
Protection des données et conservation
Une lettre aux parents avec réponse contient des données personnelles : des noms, des accords et, pour un voyage, parfois des informations de santé. Trois questions valent donc pour tout établissement : qui a besoin de voir ces réponses, combien de temps elles restent, et comment elles disparaissent ensuite. La lettre passe pour cela par un canal fermé avec accès selon les rôles, où un enseignant voit les réponses de sa classe et non celles de la classe voisine. Le traitement a lieu sur une infrastructure hébergée dans l'Union européenne, et le contrat de sous-traitance prévu à l'article 28 du RGPD fait partie de l'accès. Comme les accords n'ont pas vocation à être conservés indéfiniment, les durées se règlent par type de données : les réponses à un voyage scolaire disparaissent après la période choisie, tandis que l'établissement continue de conserver ce qu'il doit conserver. Ces durées sont arrêtées par le responsable de traitement de l'établissement, en suivant les recommandations de la CNIL ; le délégué à la protection des données de l'académie peut être saisi en cas de doute.
Opérationnel en quelques étapes
Créez vos classes et invitez les parents par lien – c'est prêt. Les classes existantes d'Untis ou d'Indiware peuvent être reprises, et votre toute première lettre aux parents part déjà en numérique avec réponse – sans formation ni nouveau matériel.
Questions fréquentes sur la lettre aux parents numérique
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