Organizar las tutorías con las familias online

Parrilla, márgenes y horarios bloqueados

Un día de tutorías rara vez falla por la tecnología, sino por el ritmo. Las citas de cinco minutos permiten muchas conversaciones, pero se descontrolan al cabo de una hora si entre dos familias no hay margen. Por eso duración y margen se definen juntos: a partir del inicio, el final, la duración y la pausa el sistema calcula la parrilla y genera para cada docente asignado las mismas citas reservables. Los horarios bloqueados retiran ventanas concretas, por ejemplo media hora de pausa; ahí no se crea ninguna cita que alguien pudiera reservar por error. Si la franja no encaja con la duración y el margen, el sistema lo avisa ya al crearla.

Cancelaciones, cambios y hermanos

Un día de tutorías cambia hasta el último minuto: un niño enferma, un docente se ausenta, una conversación debe pasar una hora más tarde. Las familias cancelan su cita en el portal; el hueco vuelve a estar disponible al instante en lugar de quedarse como agujero en el plan. El centro puede mover una cita reservada a otra hora o cancelarla indicando un motivo: en ambos casos las familias reciben un correo. Si un docente sale por completo del día de tutorías, el sistema muestra antes cuántas reservas se ven afectadas. Las familias con varios hijos reservan de forma sucesiva con cada docente y eligen a qué hijo corresponde la cita.

Protección de datos frente al tablón

Una lista de citas en el tablón revela a cada familia que pasa quién habla con qué docente, cuándo y cuánto tiempo. La reserva online invierte eso: las familias ven huecos libres, pero ninguna reserva ajena, y una cita solo es visible para el docente reservado y la familia que reserva. Es minimización de datos aplicada, tal como pide el artículo 5 del RGPD. La reserva discurre por el portal cerrado y no por grupos privados de mensajería ni por carteles abiertos. El tratamiento ocurre dentro de la Unión Europea, los accesos van ligados a roles y el contrato de encargo del tratamiento y la descripción del tratamiento están listos. Lo que se anote de una conversación sigue la línea de la disposición adicional vigesimotercera de la LOE: solo lo necesario para la función educativa y de orientación, con deber de sigilo para quien accede. ¿Y cuánto se conservan esas listas y notas? El plazo no lo pone el software; lo fija la normativa aplicable a la documentación de tu centro, y el delegado de protección de datos que todo centro docente debe designar es quien lo concreta (art. 34.1.b de la LOPDGDD).