Die Jahresterminplanung, die im Februar noch stimmt

Die Ursache ist selten Nachlässigkeit. Sie ist fast immer die Reihenfolge, in der geplant wurde. Wer im August von vorne nach hinten plant, verteilt Termine auf freie Wochen. Wer von den Fixpunkten rückwärts plant, verteilt sie auf die Wochen, in denen sie tatsächlich stattfinden können.

Dazu kommt ein zweiter Effekt, den man nur einmal erlebt haben muss. Ein Terminplan bricht nicht durch eine große Verschiebung zusammen, sondern durch fünf kleine, die niemand nachgezogen hat. Deshalb entscheidet weniger die Erstfassung über die Haltbarkeit als die Frage, wer den Kalender im laufenden Jahr fortschreibt.

Fixpunkte sind die Termine, die Deine Schule nicht setzt. Sie kommen vom Land, vom Schulträger oder von einer Prüfungsordnung. Sie stehen fest, bevor die Planung beginnt.

Zu ihnen gehören die Ferientermine, die die Länder für mehrere Jahre im Voraus abstimmen, die zentralen Prüfungstermine, die Zeugnisausgabetage sowie der Anmeldezeitraum für die kommenden Jahrgänge. Wie viele davon Deine Schule selbst beeinflussen kann, ist Landessache: Bewegliche Ferientage etwa werden vielerorts von der Schule beschlossen, in anderen Ländern vom Schulträger festgelegt. Kläre diese Frage einmal und schreibe die Antwort in den Kalender, damit sie nicht jedes Jahr neu diskutiert wird.

Aus den Fixpunkten leiten sich die abhängigen Termine ab – rückwärts gerechnet. Der Zeugnisausgabetag bestimmt die Zeugniskonferenz. Die Zeugniskonferenz bestimmt den letzten Termin für Notenmeldungen. Dieser bestimmt den letzten sinnvollen Termin für eine Klassenarbeit. Wer diese Kette einmal aufschreibt, plant nicht mehr, sondern rechnet.

Der Nutzen zeigt sich sofort an einem Klassiker: Die letzte Klassenarbeit landet ohne diese Kette regelmäßig so spät, dass die Korrektur zwischen Notenschluss und Konferenz liegt. Das ist kein Zeitmanagementproblem einzelner Lehrkräfte, sondern eine fehlende Rückwärtsrechnung im Jahresplan.

Terminkollisionen an Schulen sind erstaunlich vorhersehbar. Es sind jedes Jahr dieselben fünf, weil sie aus der Struktur des Schuljahres entstehen statt aus Zufall.

Die letzte Zeile ist die, die am seltensten mitgedacht wird. Ein Termin belastet nicht nur den Tag, an dem er stattfindet, sondern auch die Wochen davor. Der Anmeldezeitraum bindet das Sekretariat über Wochen, die Zeugnisphase bindet das ganze Kollegium, ein Schulfest vor allem die Personen, die ohnehin schon viel tragen.

Trage deshalb bei den großen Terminen nicht nur den Tag ein, sondern den Vorlauf. Ein Kalender, der zeigt, welche Wochen bereits belegt sind, verhindert mehr Kollisionen als jede noch so gut gemeinte Absprache im Lehrerzimmer.

Ein Jahresplan ohne Puffer ist eine Prognose, keine Planung. Zwei bis drei Wochen je Halbjahr sollten bewusst leer bleiben – an Stellen, die sich aus Erfahrung ergeben: die Woche nach den Herbstferien, die Woche vor den Zeugnissen sowie die erste Woche nach einer Klassenfahrtsphase.

Der schwierige Teil ist nicht das Einplanen, sondern das Verteidigen. Eine leere Woche im Kalender wirkt auf jede Planung wie eine Einladung. Im November ist sie die naheliegendste Antwort auf jede Frage nach einem freien Termin. Zwei Vorkehrungen helfen:

• Puffer benennen. Eine Woche, die im Kalender als Pufferwoche steht, wird seltener belegt als eine, die einfach leer aussieht.
• Eine Person entscheidet. Wer die Pufferwoche öffnen darf, steht vorher fest. Ohne diese Festlegung öffnet sie die erste Person, die fragt.

Puffer sind außerdem der Ort, an dem der Vertretungsfall sichtbar wird. Eine längere Erkrankung im Kollegium verschiebt Klassenarbeiten, Exkursionen sowie Elterngespräche. Ohne freie Wochen landen diese Verschiebungen genau dort, wo ohnehin alles voll ist. Wie die Schule den Ausfall selbst regelt, steht im Vertretungskonzept; der Jahresplan liefert nur den Platz dafür.

Das ist die Regel, die einen Kalender über den Februar hinaus rettet. Sie klingt banaler, als sie ist. Ein Eintrag ohne Namen wird nicht vorbereitet. Er wird erinnert, kurz bevor er stattfindet.

Vier Angaben statt einer

Ein tragfähiger Eintrag trägt nicht nur ein Datum:

• Was – der Anlass, in wenigen Worten, verständlich auch für jemanden, der ihn nicht geplant hat.
• Wann – Datum und Uhrzeit, bei mehrtägigen Vorhaben mit Anfang sowie Ende.
• Wer – eine Person, keine Gruppe. „Die Fachschaft" bereitet nichts vor.
• Vorlauf – was bis wann fertig sein muss, damit der Termin stattfinden kann.

Der Vorlauf ist die Angabe mit dem größten Ertrag. Eine Einladung, die eine Frist hat, eine Raumreservierung, eine Bestellung, eine Elterninformation: Diese Vorarbeiten sind der eigentliche Termin, der Tag selbst ist nur ihr Ergebnis. Wenn Du den Kalender an einer einzigen Stelle verbesserst, dann hier.

Aus derselben Logik folgt eine unbequeme Konsequenz. Ein Termin, für den sich niemand findet, gehört nicht in den Kalender. Ihn trotzdem einzutragen erzeugt die stille Erwartung, dass sich schon jemand kümmern wird. Im Februar steht dann ein Eintrag im Plan, den niemand vorbereitet hat. Streichen ist ehrlicher.

Ein Jahresterminplan ist kein Dokument, sondern ein Zustand. Er entsteht im Frühjahr für das kommende Schuljahr, wird vor den Sommerferien beschlossen und danach zweimal überarbeitet: einmal im November, einmal nach den Halbjahreszeugnissen.

Die Novemberdurchsicht ist die wichtigere von beiden. Zu diesem Zeitpunkt ist absehbar, welche Vorhaben tatsächlich stattfinden, welche verschoben werden müssen sowie welche stillschweigend gestorben sind. Eine halbe Stunde in der Schulleitungsrunde genügt dafür, wenn der Kalender überhaupt an einer Stelle liegt.

Genau das ist die Bedingung, an der die meisten Planungen scheitern. Sobald es zwei Fassungen gibt – eine Tabelle bei der Schulleitung sowie eine Übersicht im Lehrerzimmer –, ist keine von beiden verlässlich. Niemand weiß dann, welche gilt. Eine gültige Fassung, ein Änderungsdatum, ein Ort: Mehr braucht es nicht, aber weniger geht auch nicht.

Wer diese eine Fassung führt, ist eine organisatorische Entscheidung, keine technische. Der Kalender kann in einer Tabelle liegen, solange klar ist, wer sie pflegt. Ab einer gewissen Größe wird die Pflege allerdings selbst zur Arbeit, weil Termine an Klassen, Räumen sowie Personen hängen und jede Änderung mehrere Listen berührt. Wie sich diese Verknüpfungen an einem Ort führen lassen, zeigt die Schulorganisation von SchuleVernetzt.