Das Vertretungskonzept, das aus jeder Vertretung eine Anwendung macht

An vielen Schulen ist beides nicht getrennt. Es gibt einen Plan. Die Regeln dahinter stehen im Kopf der Person, die ihn seit Jahren macht. Das trägt, solange diese Person da ist. Sie fällt aber selbst irgendwann aus. In dieser Woche merkt das Kollegium, dass es nie ein Konzept gab, sondern eine Gewohnheit.

Ein Vertretungskonzept ist kein langes Papier. Es beantwortet vier Fragen: Wer wird in welcher Reihenfolge herangezogen? Was passiert bei einer Meldung vor der ersten Stunde? Wann fällt Unterricht ersatzlos aus und wer spricht das aus? Wie wird geleistete Mehrarbeit ausgeglichen? Liegen diese vier Antworten schriftlich vor, ist die tägliche Vertretung eine Anwendung.

Der Unterschied lässt sich an einer einzigen Frage prüfen: Könnte eine zweite Person Deinen Vertretungsplan für eine Woche machen, ohne Dich anzurufen? Wenn nicht, fehlt das Konzept.

Ein Plan ist eine Zuweisung für einen Tag. Er ist das Ergebnis. Ein Konzept ist die Regelmenge, aus der sich diese Zuweisung ableiten lässt – von jeder Person, die den Stundenplan lesen kann. Das ist der eigentliche Ertrag: Übertragbarkeit. Nicht Geschwindigkeit, nicht Digitalisierung, sondern die Tatsache, dass die Organisation weiterläuft, wenn die Schlüsselperson selbst krank ist.

Der zweite Ertrag ist die Entlastung von Rechtfertigung. Wer nach einer bekannten Reihenfolge herangezogen wird, fragt nicht, warum es ihn schon wieder trifft. Wer ohne erkennbare Regel herangezogen wird, fragt immer. Die meiste Zeit, die eine Vertretungsplanung kostet, geht nicht in die Planung, sondern in die Begründung.

Beschlossen wird ein Vertretungskonzept in aller Regel im Gremium des Kollegiums – je nach Land heißt es Lehrerkonferenz, Gesamtkonferenz oder Schulkonferenz. Wer dort stimmberechtigt ist, steht in der Konferenzordnung Deines Landes. Wichtiger als die Form ist, dass beschlossen und nicht verfügt wurde. Ein Papier, über das abgestimmt wurde, hält der ersten anstrengenden Woche stand.

Die Reihenfolge ist der Kern des Konzepts. Sie muss nicht gerecht im Sinne von gleich sein, sie muss nachvollziehbar sein. Bewährt hat sich eine Kaskade, die vom kleinsten zum größten Eingriff geht.

Zwei Ergänzungen machen die Kaskade alltagstauglich. Erstens eine Deckelung: Wer in einer Woche bereits zwei Vertretungen übernommen hat, rutscht nach hinten. Das verhindert die Konzentration auf die immer gleichen drei Personen, die im Kollegium mehr Unmut erzeugt als die Belastung selbst. Zweitens eine Transparenzregel: Die Zahl der geleisteten Vertretungsstunden je Person ist im Kollegium einsehbar. Erstaunlich viele Konflikte lösen sich, sobald diese Zahlen auf dem Tisch liegen.

Ob Deine Schule zusätzlich mit fest eingeplanten Bereitschaftsstunden arbeitet, ist eine Frage der Größe. In einem kleinen Kollegium bindet eine Bereitschaft zu viel Deputat, um sich zu rechnen. Ab einer gewissen Zahl von Lehrkräften kann eine Bereitschaft je Zeitschiene den Rest der Kaskade fast überflüssig machen.

Die Meldung um Viertel vor sieben ist der Fall, an dem sich jedes Konzept beweist. Hier entscheidet sich, ob die Schule um acht Uhr geordnet startet oder ob drei Personen gleichzeitig improvisieren.

Vier Festlegungen genügen: eine feste Uhrzeit, bis zu der gemeldet wird, ein fester Kanal, ein fester Inhalt der Meldung sowie eine Person, die daraufhin entscheidet. Der Kanal ist der Punkt, an dem es in der Praxis am häufigsten hakt. Solange die Meldung auf der privaten Mobilnummer der Schulleitung landet, hat die Schule keinen Meldeweg, sondern eine Person mit einem Telefon.

Was in die Meldung gehört

• Voraussichtliche Dauer – heute, diese Woche oder unbekannt. Diese Angabe entscheidet, ob eine Vertretung reicht oder ob eine längerfristige Lösung anläuft.
• Material und Fundort – ob etwas bereitliegt und wo. Zwei Sätze hier sparen der vertretenden Lehrkraft eine Freistunde.
• Aufsichten und Sondertermine des Tages, die an der Person hängen.

Der dritte Punkt ist der, der am häufigsten fehlt. Eine Krankmeldung meldet den Unterricht. Die Pausenaufsicht steht auf einem anderen Plan. Genau ihr Ausfall ist der teuerste, weil die Aufsichtspflicht nicht davon abhängt, ob Unterricht stattfindet. Wie ein Aufsichtsplan den Vertretungsfall von vornherein mitdenkt, steht im Beitrag zum Aufsichtsplan.

Das ist der unbeliebteste Teil des Konzepts. Er ist zugleich der wichtigste, weil er ohnehin täglich entschieden wird – nur eben ohne Regel.

Eine bundesweit gültige Antwort gibt es nicht. Die Länder gehen hier deutlich auseinander – nicht nur in der Vorschrift, sondern schon in den Mitteln: Rheinland-Pfalz stattet Schulen seit Jahren mit einem eigenen Vertretungsbudget aus, aus dem sie befristete Kräfte selbst beschaffen können, während andere Länder Vertretungsreserven zentral bei der Schulaufsicht führen. Welcher Weg Dir offensteht, entscheidet, wie tief Deine Kaskade überhaupt reichen muss.

Unabhängig davon liegen die Pole fest. In der Grundschule ist ein ersatzloser Ausfall faktisch ausgeschlossen: Die Aufsichtspflicht besteht auch dann, wenn niemand unterrichtet; jüngere Kinder lassen sich nicht nach Hause schicken. In der Oberstufe ist er der Normalfall, sobald die Lerngruppe eigenständig arbeiten kann. Dazwischen liegt der Bereich, den Deine Schule selbst regeln muss. Drei Festlegungen reichen dafür aus:

• Ab welcher Jahrgangsstufe ein Ausfall überhaupt in Betracht kommt.
• Welche Stunden zuerst entfallen – Randstunden, weil nur sie sich vorher ankündigen lassen.
• Wer es ausspricht – die Schulleitung, nicht die planende Person. Das ist keine Formalie: Der Ausfall ist eine Entscheidung über den staatlichen Bildungsauftrag, nicht über einen Stundenplan.

Dazu gehört eine Kommunikationsregel. Eine ausfallende erste oder letzte Stunde ist nur zumutbar, wenn die Information vor dem Schulweg ankommt. Kommt sie später, hast Du den Ausfall nicht organisiert, sondern nur verlagert. Der Termin, an dem diese Regeln beschlossen werden, gehört übrigens früh in die Jahresterminplanung, nicht in die Woche vor den Zeugnissen.

Mehrarbeit ist der Punkt, an dem aus einer organisatorischen Frage eine dienstrechtliche wird. Dienstrecht ist Landessache. Deshalb endet hier jede allgemeine Auskunft.

Die Struktur ist in den Ländern allerdings dieselbe. Mehrarbeit muss angeordnet oder genehmigt sein; sie entsteht nicht dadurch, dass jemand freiwillig einspringt. Sie ist vorrangig durch Freizeit auszugleichen. Eine Vergütung kommt erst in Betracht, wenn ein Ausgleich innerhalb des vorgesehenen Zeitraums nicht gelingt. Und es gibt eine Bagatellgrenze: Wenige Stunden im Monat gelten als durch die Alimentation abgedeckt.

Unterschiedlich sind die Zahlen dahinter – die Höhe der Bagatellgrenze, die Frist für den Freizeitausgleich, die Vergütungssätze je Lehramt sowie die Frage, wie Teilzeitkräfte behandelt werden. Schlage die Mehrarbeitsverordnung Deines Landes nach, statt einer Größenordnung zu vertrauen, die jemand aus einem anderen Bundesland mitgebracht hat.

Der Teilzeitfall

Hier liegt der häufigste Konflikt im Kollegium. Er ist kein Gerechtigkeitsempfinden, sondern eine echte Rechtsfrage. Eine Bagatellgrenze, die für eine volle Stelle gedacht ist, trifft eine halbe Stelle doppelt so hart. Mehrere Länder haben deshalb eine anteilige Regelung eingeführt. Nimm diesen Punkt ausdrücklich in Dein Konzept auf – nicht als eigene Regel, sondern als Verweis auf die Landesvorschrift, damit im Kollegium niemand mehr aus dem Gedächtnis argumentiert.

Damit dieser Ausgleich überhaupt möglich ist, muss jemand mitzählen: geleistete Vertretungen je Person, ausgeglichene Stunden, offene Stunden. Entsteht diese Zahl nicht beim Planen, entsteht sie gar nicht. Das Konzept ist dann auf dem Papier gerecht, in der Praxis aber unbelegt. Wie diese Zählung ohne Zweitliste nebenbei mitläuft, zeigt der Vertretungsplan von SchuleVernetzt.