Konferenzen, die Beschlüsse hervorbringen statt Berichte

Dieser Satz klingt hart, beschreibt aber ziemlich genau, warum Konferenzen als verlorene Zeit gelten. Nicht die Dauer ist das Problem. Das Problem ist der Anteil der Zeit, in dem das Gremium etwas tut, wofür es nicht gebraucht wird – Informationen entgegennehmen, die schriftlich vorlagen, oder Einzelfälle besprechen, die nicht dorthin gehören.

Der zweite Grund liegt in der Form. Eine Konferenz ist kein Meeting, sondern ein Gremium mit einer Rechtsgrundlage. Ladungsfrist, Beschlussfähigkeit sowie Stimmrecht sind keine Umgangsformen, sondern Voraussetzungen dafür, dass ein Beschluss wirksam ist. Wer sie kennt, spart sich die unangenehmste aller Erfahrungen: einen Beschluss, den jemand Monate später erfolgreich in Frage stellt.

Schulrecht ist Landesrecht. Konferenzrecht gehört zu den Bereichen, in denen die Länder besonders deutlich auseinandergehen. Schon die Namen unterscheiden sich: Was in Nordrhein-Westfalen die Schulkonferenz als oberstes Mitwirkungsgremium ist, findet in Bayern seine Entsprechung im Schulforum. Deshalb liefert dieser Abschnitt keine Regeln, sondern die drei Fragen, deren Antwort Du einmal nachschlagen und dann festhalten solltest.

Die Ladungsfrist. Wie lange vor der Sitzung muss eingeladen werden und was gehört in die Einladung? Üblich ist eine Frist von etwa einer Woche zusammen mit der Tagesordnung. Entscheidend ist der zweite Teil: Ein Beschluss zu einem Punkt, der nicht auf der Tagesordnung stand, ist in vielen Ordnungen angreifbar.

Die Beschlussfähigkeit. Wie viele stimmberechtigte Mitglieder müssen anwesend sein? Der verbreitete Maßstab ist mehr als die Hälfte. Wichtiger als die Zahl ist die Praxis: Die Beschlussfähigkeit wird zu Beginn festgestellt und ins Protokoll geschrieben. Ohne diesen Satz lässt sich später nicht mehr belegen, dass sie vorlag.

Das Stimmrecht. Wer darf abstimmen? Die Antwort hängt vom Gremium ab. Sie ist selten so eindeutig, wie sie im Raum wirkt. Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst, pädagogische Fachkräfte, Vertretungskräfte, Eltern- sowie Schülervertretung sind je nach Land und je nach Gremium stimmberechtigt, beratend anwesend oder gar nicht vorgesehen. Eine einseitige Übersicht, wer in welchem Gremium Deiner Schule stimmberechtigt ist, erspart jedes Jahr mehrere Diskussionen.

Eine Tagesordnung ohne Zeitangaben ist eine Liste von Hoffnungen. Mit Zeitangaben wird sie zu einem Vorschlag, über den das Gremium zu Beginn kurz abstimmen kann. Danach hält sich die Sitzungsleitung daran, sichtbar für alle.

Die Reihenfolge ist kein Geschmack. Beschlusspunkte gehören nach vorn, weil die Aufmerksamkeit dort noch da ist und weil eine Konferenz, die sich verspätet, dann die Berichte verliert statt der Beschlüsse. Verschiedenes gehört ans Ende und ausdrücklich ohne Beschlussmöglichkeit, sonst wird es zum Hintereingang für Punkte, die niemand vorbereiten musste.

Jeder Beschlusspunkt braucht eine Vorlage. Sie muss kein Dokument sein: Drei Sätze genügen, wenn sie Anlass, Vorschlag sowie Folgen benennen und mit der Einladung verschickt wurden. Punkte ohne Vorlage sind der häufigste Grund, warum eine Sitzung ausufert, denn die Hälfte der Zeit geht dann für die Herstellung eines gemeinsamen Kenntnisstands drauf.

Drei Dinge kosten regelmäßig mehr Zeit als alle Beschlüsse zusammen. Alle drei lassen sich abstellen, ohne jemandem etwas wegzunehmen.

• Berichte, die auch eine Mail sein könnten. Ein Bericht gehört nur dann mündlich vorgetragen, wenn er eine Entscheidung vorbereitet oder wenn Rückfragen zu erwarten sind, die schriftlich nicht funktionieren. Alles andere geht vorab schriftlich, mit fünf Minuten für Rückfragen in der Sitzung.
• Einzelfälle im falschen Gremium. Ein einzelnes Kind, eine einzelne Beschwerde, ein einzelner Elternkonflikt gehören in die Klassenkonferenz oder in ein Gespräch, nicht in die Gesamtkonferenz. Das ist keine Frage der Höflichkeit, sondern des Datenschutzes.
• Debatten über Dinge, die die Schule nicht entscheidet. Wenn eine Vorgabe vom Land oder vom Schulträger kommt, ist sie ein Bericht. Sie als Beschlusspunkt zu behandeln erzeugt eine Diskussion, die kein Ergebnis haben kann.

Für den zweiten Punkt lohnt sich eine ausdrückliche Ansage zu Beginn des Schuljahres. In vielen Kollegien ist es Gewohnheit, Einzelfälle „kurz" in der großen Runde anzusprechen, weil dort alle sitzen. Genau deshalb ist es der falsche Ort: Ein Sachverhalt über eine Schülerin geht diejenigen etwas an, die mit ihr arbeiten, nicht das gesamte Kollegium.

Und ein organisatorischer Punkt, der leicht übersehen wird: Der Raum entscheidet über die Länge der Sitzung mehr, als man erwartet. Ein zu großer Raum mit verteilten Grüppchen erzeugt Nebengespräche, ein zu kleiner erzeugt Unruhe. Die Reservierung gehört deshalb zur Einladung, nicht auf den Sitzungstag – wie das an einer Stelle geführt wird, steht in der Raumbelegung.

Ein Beschluss ist keine Meinungsäußerung des Gremiums, sondern eine Regel für die Zukunft. Er wird von Menschen gelesen, die bei der Sitzung nicht dabei waren, teilweise Jahre später. Diese Leserichtung sollte die Formulierung bestimmen.

Fünf Angaben je Beschluss

Ein tragfähiger Beschlusstext benennt, wer etwas tut, was genau, ab wann es gilt, für wen es gilt sowie wann überprüft wird, ob die Regel trägt. Fehlt die dritte Angabe, streitet das Kollegium im nächsten Halbjahr darüber, ob die Regel schon greift. Fehlt die fünfte, bleibt jede Regelung für immer bestehen, auch die, die sich nicht bewährt hat.

Vergleiche zwei Fassungen desselben Beschlusses. „Die Konferenz beschließt, dass Klassenarbeiten besser angekündigt werden sollen." Dagegen: „Ab dem zweiten Halbjahr kündigt jede Fachlehrkraft Klassenarbeiten mindestens zwei Wochen vorher im Klassenbuch an. Die Regel gilt für die Jahrgänge fünf bis zehn. Die Fachkonferenzleitungen berichten in der letzten Gesamtkonferenz des Schuljahres über die Erfahrungen." Die zweite Fassung ist nicht bürokratischer, sie ist nur anwendbar.

Der Überprüfungstermin ist die Angabe mit der größten Wirkung auf die Sitzungskultur. Er macht aus einem Beschluss einen Versuch. Über Versuche lässt sich leichter abstimmen als über Endgültigkeiten. Viele Punkte, an denen sich ein Kollegium festbeißt, werden entscheidbar, sobald sie auf ein Jahr befristet sind. Der Termin für diese Überprüfung gehört sofort in die Jahresterminplanung, sonst findet sie nicht statt.

Es gibt zwei brauchbare Protokollarten. Das Verlaufsprotokoll hält fest, wer was gesagt hat. Das Ergebnisprotokoll hält fest, was beschlossen wurde. Für den schulischen Alltag ist das Ergebnisprotokoll fast immer die richtige Wahl, weil es kürzer ist, schneller entsteht sowie deutlich seltener zu Nachverhandlungen führt.

Ein Ergebnisprotokoll enthält: Datum, Beginn und Ende, Anwesende, die Feststellung der Beschlussfähigkeit, je Beschluss den Wortlaut samt Abstimmungsergebnis sowie die vereinbarten Aufträge mit Namen und Frist. Diskussionsbeiträge kommen nur hinein, wenn jemand ausdrücklich eine Protokollnotiz verlangt. Genau diese Möglichkeit sollte es geben, denn sie ist das Ventil, das den Rest kurz hält.

Zwei praktische Punkte entscheiden darüber, ob das Protokoll später hilft. Erstens muss der Beschlusswortlaut in der Sitzung vorgelesen und abgestimmt werden, nicht hinterher aus der Erinnerung formuliert. Zweitens braucht die Schule eine Sammlung aller geltenden Beschlüsse, getrennt von den Protokollen. Niemand liest sich durch vier Jahre Sitzungsprotokolle, um herauszufinden, welche Regel gerade gilt.

Diese Beschlusssammlung ist die eigentliche Investition. Sie beantwortet die Frage, die im Kollegium am häufigsten gestellt wird – „haben wir das nicht mal anders geregelt?" – in einer Minute statt in einer Diskussion. Wo Einladungen, Protokolle sowie geltende Beschlüsse zusammen abgelegt werden, statt in drei Postfächern zu liegen, zeigt die Schulverwaltung von SchuleVernetzt.