Der Notfallordner, der im Ernstfall auch benutzt wird

Dieser Beitrag malt keine Szenarien aus. Er beschreibt die Festlegungen, die vor jedem Ereignis stehen müssen, weil sie sich während eines Ereignisses nicht mehr treffen lassen: welche Signale es gibt, wer wen wie erreicht, wohin die Gruppen gehen, wer nach außen spricht sowie was danach passiert.

Die Grundlagen dafür kommen aus mehreren Richtungen. Diese Trennung hilft beim Nachschlagen. Der Notruf ist bundesweit einheitlich. Fluchtwege und Rettungswege folgen dem Arbeitsschutzrecht, das ebenfalls bundesweit gilt, weil die Schule auch eine Arbeitsstätte ist. Alles, was darüber hinausgeht – der Aufbau des Notfallordners, die Zahl der vorgeschriebenen Räumungsübungen, die Zusammenarbeit mit Polizei und Schulpsychologie –, steht in einer Handreichung Deines Landes.

Ein Notfallordner hat zwei Teile, die verwechselt werden und deshalb beide nicht funktionieren. Der eine ist die Handlungskarte für den Moment. Der andere ist die Dokumentation für die Vorbereitung sowie für die Zeit danach.

Die Handlungskarte gehört in jeden Raum, hängt an derselben Stelle wie in allen anderen Räumen und passt auf eine Seite. Sie beantwortet vier Fragen: Welches Signal bedeutet was? Wen rufe ich an? Wohin gehe ich mit der Gruppe? Was nehme ich mit? Mehr steht dort nicht, denn alles Weitere wird in dieser Minute ohnehin nicht gelesen.

Der Ordner selbst liegt im Sekretariat sowie an einem zweiten, festgelegten Ort. Er enthält Grundrisse, Zugänge, Absperrmöglichkeiten, Kontaktlisten, Zuständigkeiten des Krisenteams sowie Vorlagen für die Zeit nach dem Ereignis. Ihn liest niemand im Alarmfall, sondern die Einsatzkräfte danach, die Schulleitung bei der Vorbereitung sowie die Person, die vertretungsweise die Leitung übernimmt.

Aus dieser Zweiteilung folgt der wichtigste Prüfsatz für Deinen Ordner: Eine Lehrkraft, die heute zum ersten Mal in diesem Haus vertritt, muss die Handlungskarte in dem Raum finden und ohne Vorwissen anwenden können. Wenn das nicht klappt, ist die Karte zu lang oder sie hängt nicht überall gleich.

Eine Schule mit nur einem Signal hat auch nur einen Plan. Das ist die häufigste Lücke, denn die beiden wichtigsten Anweisungen sind einander entgegengesetzt: hinausgehen oder drinnen bleiben. Wer sie nicht akustisch trennen kann, hat im Zweifel die falsche Bewegung im Haus.

Der feste Wortlaut in der zweiten Zeile ist wichtiger, als er aussieht. Eine Durchsage, die frei formuliert wird, wird unterschiedlich verstanden. Ein Satz, der wörtlich im Ordner steht sowie einmal im Jahr im Kollegium vorgelesen wurde, wird erkannt, auch wenn die Lautsprecheranlage schlecht ist.

Zu den Sammelplätzen gehören drei Angaben: wo, wer meldet dort die Vollzähligkeit sowie an wen. Der zweite Punkt ist die Stelle, an der ein Plan im Vertretungsfall auseinanderfällt, weil er eine Person nennt statt einer Rolle. Wie sich Posten so beschreiben lassen, dass eine Vertretung sie übernehmen kann, steht im Beitrag zum Aufsichtsplan.

Ein Meldeweg, der Funktionen nennt, ist um sieben Uhr abends wertlos. „Die Schulleitung informiert den Schulträger" beschreibt keine Handlung, solange niemand weiß, welche Nummer das ist und wer anruft, wenn die Schulleitung selbst betroffen ist.

Was auf die Kontaktseite gehört

• Notruf zuerst – er steht bundesweit einheitlich fest und geht jeder internen Meldung vor. Kein Meldeweg der Welt rechtfertigt eine Rückfrage vor dem Notruf.
• Zwei Personen je Rolle – Krisenteam, Schulleitung, Sekretariat, Hausmeisterei. Eine Rolle mit nur einer Person ist im Ernstfall eine Rolle ohne Person.
• Nummern, die nachts gelten – Schulträger, Gebäudebereitschaft, schulpsychologischer Dienst, Schulaufsicht.
• Eine gedruckte Fassung – bei Stromausfall ist die gepflegteste digitale Liste nicht erreichbar.

Die gedruckte Fassung ist der Punkt, an dem viele Schulen widersprüchlich planen. Der Ordner ist digital gepflegt, was richtig ist, denn er veraltet sonst. Genau deshalb braucht er einen Ausdruck mit Datum, der bei jeder Aktualisierung ersetzt wird. Ein Ausdruck ohne Datum ist schlechter als keiner, weil niemand weiß, ob er noch gilt.

Nicht jeder Notfall ist ein Alarm. Ein Datenverlust, ein offener Mailverteiler oder ein fremder Zugriff auf ein Konto lösen kein Signal aus und haben trotzdem eine Frist: Eine meldepflichtige Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten geht nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde des Landes. Auch diese Nummer gehört auf die Kontaktseite, denn sie wird genauso selten gebraucht sowie genauso dringend gesucht.

Sobald etwas passiert, entstehen innerhalb von Minuten mehrere Erzählungen: die der Schülerinnen und Schüler in Gruppenchats, die der Eltern, die davon erfahren, sowie gegebenenfalls die der Presse. Dagegen hilft nur eine einzige Vorkehrung. Sie muss vorher getroffen sein.

Es spricht genau eine Person nach außen. Wer das ist, steht im Ordner, mit einer benannten Vertretung. Alle anderen verweisen freundlich auf diese Person, auch wenn sie mehr wissen. Das ist keine Geheimniskrämerei, sondern der einzige Weg, wie eine Schule verhindert, dass drei unterschiedliche Auskünfte in Umlauf kommen, von denen später zwei dementiert werden müssen.

Für die Eltern gilt dieselbe Logik in der Kanalfrage. Eine Information geht über einen Weg an alle gleichzeitig, nicht über Klassenchats, die manche erreichen und manche nicht. Der Inhalt ist in der ersten Stunde fast immer derselbe knappe Dreisatz: was passiert ist, was die Schule gerade tut sowie wann die nächste Information kommt. Der dritte Teil ist der wichtigste, weil er den Rückrufwellen den Anlass nimmt.

Dieser Kanal muss vorher existieren und im Alltag benutzt werden. Ein Weg, den Eltern zum ersten Mal im Ernstfall sehen, erreicht die Hälfte nicht. Wie eine Schule einen solchen Kanal aufbaut, den alle Familien tatsächlich lesen, zeigt die Elternkommunikation von SchuleVernetzt.

Geübt wird die Räumung, weil sie die einzige Maßnahme ist, die alle gleichzeitig betrifft. Wie oft das vorgeschrieben ist, regelt Dein Land; verbreitet ist mindestens einmal im Schuljahr, häufig zu Beginn. Der Termin gehört fest in die Jahresterminplanung, sonst rutscht er in den Juni und findet nicht statt.

Wertvoller als die Übung ist die Auswertung. Sie sollte innerhalb einer Woche stattfinden, solange die Beobachtungen frisch sind. Drei Fragen genügen: Wie lange hat es gedauert, bis alle Gruppen vollzählig gemeldet waren? Welcher Weg war blockiert oder überfüllt? Wer hat auf dem Sammelplatz auf eine Rückmeldung gewartet, die nicht kam? Aus den Antworten entsteht die nächste Fassung der Handlungskarte.

Übe zusätzlich einmal das Gegenteil, wenigstens als Ansage im Kollegium. Der Fall, in dem niemand hinausgeht, kommt in echten Lagen häufiger vor als die Räumung. Zugleich ist er der ungeübtere von beiden.

Die Nachsorge ist der Teil, der in vielen Ordnern fehlt. Sie umfasst drei Dinge: die Betreuung der unmittelbar Betroffenen, die geordnete Rückkehr in den Unterricht sowie eine Information an das Kollegium, die nicht aus dem Flurfunk besteht. Externe Unterstützung anzufordern ist dabei kein Eingeständnis von Überforderung, sondern Teil des Verfahrens. Schulpsychologischer Dienst und Notfallseelsorge sind für genau diesen Zweck erreichbar. Ihre Nummern stehen deshalb auf derselben Seite wie der Notruf.