Wenn eine Familie wissen will, was gespeichert ist

Anfragen dieser Art kommen selten allein. In den meisten Fällen steht ein Konflikt dahinter — eine strittige Note, eine Ordnungsmaßnahme, eine Schullaufbahnentscheidung. Das ändert nichts am Anspruch: Ein Auskunftsersuchen braucht keine Begründung und es darf nicht davon abhängen, ob die Schule den Anlass für berechtigt hält.

Was es dagegen sehr wohl beeinflusst, ist die Sorgfalt. Eine Auskunft, die unter Zeitdruck zusammengestellt wird, enthält regelmäßig zwei Fehler: Sie gibt Daten anderer Personen mit heraus und sie übersieht die Hälfte der Orte, an denen etwas liegt. Beides lässt sich mit einer festen Reihenfolge vermeiden.

Das ist der Teil, der bundesweit gleich gilt — europäisches Recht, ohne Landesabweichung. Die Auskunft umfasst zwei Ebenen.

Die Information über die Verarbeitung: zu welchen Zwecken verarbeitet wird, welche Kategorien von Daten betroffen sind, wer sie erhält oder erhalten hat, wie lange sie gespeichert bleiben, woher sie stammen, wenn sie nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden. Dazu der Hinweis auf die weiteren Rechte — Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.

Die Kopie der Daten nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO. Die erste Kopie ist unentgeltlich; für weitere darf ein angemessenes Entgelt verlangt werden. „Kopie der Daten" heißt nicht automatisch „Kopie der Akte" — dazu gleich mehr.

Bemerkenswert ist, was nicht verlangt wird. Die anfragende Person muss keinen Grund nennen, sie muss kein Formular verwenden und sie muss ihr Ersuchen nicht als Antrag nach Art. 15 DSGVO bezeichnen. Eine E-Mail mit dem Satz „Ich möchte wissen, was über mein Kind gespeichert ist" löst die Frist aus — auch dann, wenn sie an eine einzelne Lehrkraft geht statt an das Sekretariat.

Eine praktische Erleichterung steckt in Art. 12 Abs. 5: Bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen, etwa bei häufiger Wiederholung, darf die Schule ein Entgelt verlangen oder ablehnen. Die Beweislast liegt dann bei ihr und die Schwelle ist hoch — ein zweites Ersuchen nach einem Jahr erreicht sie nicht.

Betroffene Person ist das Kind. Wer das Recht ausübt, hängt am Alter beziehungsweise an der Einsichtsfähigkeit — dieselbe Schwelle, die auch bei der Einwilligung in Fotos maßgeblich ist und die je nach Land unterschiedlich gezogen wird. Häufig gilt: Jüngere Kinder werden von den Sorgeberechtigten vertreten, ältere Jugendliche üben das Recht selbst aus und in einem Übergangsbereich können beide.

Drei Sonderfälle tauchen regelmäßig auf:

• Getrennt lebende Eltern. Beim gemeinsamen Sorgerecht sind beide Elternteile auskunftsberechtigt. Die Schule gibt aber nur Auskunft über das Kind — nicht über den anderen Elternteil, nicht über dessen Angaben, nicht über den Verlauf eines Sorgerechtsstreits.
• Alleiniges Sorgerecht. Es wird nicht vermutet, sondern nachgewiesen. Ohne Nachweis bleibt die Schule bei der Regelannahme des gemeinsamen Sorgerechts.
• Zweifel an der Identität. Art. 12 Abs. 6 DSGVO erlaubt es, zusätzliche Informationen zur Identifizierung anzufordern. Bei einer Anfrage aus einem unbekannten Postfach ist das nicht Bürokratie, sondern die Pflicht.

Was die Schule nicht darf: die Auskunft davon abhängig machen, dass zuerst ein Gespräch stattfindet. Das Gespräch ist oft der bessere Weg und darf angeboten werden — als Bedingung ist es unzulässig.

Ein Monat ab Eingang, das ist die Regel aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO. Verlängern lässt sie sich um weitere zwei Monate, wenn der Antrag komplex ist oder mehrere Anträge zusammentreffen — aber nur, wenn Du innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung und ihre Gründe informierst. Wer die Verlängerung erst am Tag 40 mitteilt, hat die Frist versäumt.

Der dritte Schritt ist der, der die Frist sprengt. Wenn niemand weiß, wo überall etwas liegt, beginnt die Suche bei null. Eine einmal geschriebene Liste der Orte — Schulverwaltung, Papierakte, Notenverwaltung, geteiltes Laufwerk, Geräte von Lehrkräften — verkürzt jedes künftige Ersuchen auf wenige Tage.

Herauszugeben ist, was die Schule als Stelle verarbeitet: Akte, Zeugnisdaten, Fehlzeiten, Schriftwechsel, Vermerke über Gespräche, Einträge in Fachverfahren.

Persönliche Notizen einer Lehrkraft fallen in der Regel nicht darunter — allerdings nur, solange sie wirklich persönlich sind: ausschließlich zur eigenen Gedächtnisstütze, niemandem zugänglich gemacht, nicht strukturiert abgelegt. Sobald eine Notiz in eine Liste wandert, in einer Konferenz vorgetragen oder zur Grundlage einer Entscheidung wird, ist sie Teil der Verarbeitung und damit Teil der Auskunft.

Daten Dritter werden geschwärzt, nicht zum Anlass genommen, die Auskunft zu verweigern. Art. 15 Abs. 4 DSGVO schützt die Rechte anderer Personen, er hebt den Anspruch nicht auf. Der Beschwerdebrief einer anderen Familie wird also so weit unkenntlich gemacht, dass die dritte Person nicht identifizierbar ist — der Rest wird herausgegeben.

Der Fall, in dem es wirklich schwierig wird

Manchmal ist die dritte Person durch den Inhalt selbst erkennbar, auch ohne Namen. Ein Vermerk über einen Vorfall in der Pause identifiziert die Beteiligten über die Umstände. Hier hilft kein Schwärzen mehr, sondern eine Abwägung: Was ist erforderlich, damit die anfragende Familie ihre eigenen Daten versteht? Dokumentiere diese Abwägung in zwei Sätzen — sie ist der Teil, den eine Aufsichtsbehörde später sehen will.

Die Begriffe werden in Anfragen durcheinandergeworfen. Es lohnt sich, sie in der Antwort zu sortieren.

• Auskunft ist die Information über die Verarbeitung — was, wozu, wie lange, an wen. Sie ist der Kern von Art. 15 DSGVO.
• Kopie ist die Wiedergabe der Daten selbst. Sie kann als Zusammenstellung erfolgen; ein Anspruch auf die Akte in ihrer Papierform folgt daraus nicht zwingend.
• Akteneinsicht ist ein eigener Anspruch aus dem Verwaltungsverfahrensrecht des Landes, mit eigenen Voraussetzungen. Sie kann neben Art. 15 DSGVO bestehen.

Praktisch antwortest Du am besten auf alles, was gemeint sein könnte. Zusätzlich bietest Du einen Einsichtstermin an. Das nimmt der Sache die Schärfe, spart Kopien und beantwortet Rückfragen sofort.

Und ein Wort zum Ton. Eine Auskunft, die knapp und formal ausfällt, wird als Abwehr gelesen, selbst wenn sie rechtlich vollständig ist. Ein Begleitschreiben in drei Sätzen, das erklärt, was beiliegt und wie es zu lesen ist, kostet fünf Minuten und entscheidet häufig darüber, ob aus dem Ersuchen eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde wird.

Der wirksamste Schritt liegt allerdings davor: Je mehr eine Familie ohnehin laufend sieht — Fehlzeiten, Termine, Mitteilungen —, desto seltener wird die formelle Anfrage überhaupt gestellt. Was ein durchgehend zugängliches Elternportal hier leistet, ist keine Erfüllung von Art. 15, aber es entzieht dem häufigsten Anlass die Grundlage.