Wie lange Schülerdaten bleiben dürfen

Das ist unbequem, weil die Frage im Alltag als eine einzige auftritt: Was kommt weg, wenn ein Jahrgang die Schule verlässt? Tatsächlich sind es mehrere Fragen, denn die Schule führt nicht eine Sammlung, sondern viele — Schülerakte, Zeugnislisten, Förderakte, Klassenbuch, Anmeldeunterlagen abgelehnter Bewerbungen, Gesundheitsangaben, Fotos. Jede hat ihren eigenen Zweck und damit ihre eigene Dauer.

Und es gibt eine zweite Bewegung, die viele überrascht: Nicht alles, was die Schule nicht mehr braucht, darf sie einfach vernichten. Für Unterlagen öffentlicher Stellen sehen die Landesarchivgesetze eine Anbietungspflicht vor. Löschen ist also der letzte Schritt, nicht der einzige.

Drei Regeln der DSGVO tragen überall gleich, unabhängig vom Bundesland und sie beantworten mehr, als man ihnen zutraut.

• Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b: Daten, die für die Zeugniserstellung erhoben wurden, sind nicht deshalb für die Alumniarbeit verfügbar, weil sie schon da sind.
• Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e: Die Speicherung endet, wenn der Zweck erfüllt ist — es sei denn, eine Rechtsvorschrift verlangt die weitere Aufbewahrung.
• Löschpflicht nach Art. 17: Entfällt der Zweck, sind die Daten zu löschen, auch ohne dass jemand danach fragt.

Aus der zweiten Regel folgt der Satz, der die ganze Diskussion sortiert: Eine Aufbewahrungsfrist ist keine Erlaubnis, sondern eine Pflicht. Sie sagt Dir nicht, wie lange Du etwas behalten darfst, sondern wie lange Du es behalten musst. Was danach kommt, ist keine Ermessensfrage mehr.

Eine vierte Regel steht daneben und wird selten mitgedacht: Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt, dass die Schule ihre Einhaltung nachweisen kann. Es reicht also nicht, richtig zu löschen — es muss auch erkennbar sein, dass gelöscht wurde. Ein Protokoll mit Datum und Kategorie ist dafür das einfachste Mittel und in fünf Minuten geschrieben.

Bundesweit gilt außerdem, dass eine Aufbewahrung nur bei der Stelle stattfindet, die sie braucht. Die Zweitschrift im Klassenordner der Lehrkraft ist keine Aufbewahrung, sondern eine Kopie. Kopien sind der Teil des Bestands, den kein Löschkonzept je erfasst.

Die folgende Übersicht nennt Kategorien mit ihrer typischen Größenordnung, damit Du die richtige Frage stellst. Sie ist ausdrücklich keine Fristtabelle mit Geltungsanspruch: Die verbindliche Zahl steht in der Schuldatenschutzverordnung oder der Aktenordnung Deines Landes und sie weicht in mehreren Ländern deutlich ab.

Zwei Muster tauchen in fast jedem Land auf. Erstens: Je näher eine Unterlage am Abschluss liegt, desto länger bleibt sie. Zweitens: Je sensibler die Kategorie, desto kürzer — Gesundheitsangaben verschwinden zuerst, das Abschlusszeugnis zuletzt.

Die Akte ist der Bestand, den die Schule als Stelle führt. Dazu gehören Anmeldung, Zeugnisse, Schullaufbahnentscheidungen, Ordnungsmaßnahmen, Schriftwechsel mit den Sorgeberechtigten. Für diesen Bestand gelten die Fristen der Landesverordnung.

Daneben liegt vieles, was nicht Akte ist. Dieser Teil wächst schneller. Notizen einer Lehrkraft zur eigenen Erinnerung, Listen im Klassenordner, Tabellen auf dem Rechner, Nachrichten in einem Messenger, Fotos vom Wandertag. Sobald solche Sammlungen strukturiert geführt werden, greift die DSGVO auch dort und ohne Frist bedeutet das nicht „unbegrenzt", sondern „bis der Zweck endet".

Ein eigener Fall ist der Schulwechsel. Verlässt eine Schülerin die Schule, gibt die abgebende Schule bestimmte Unterlagen an die aufnehmende weiter — was genau, regeln wieder die Landesvorschriften und sie unterscheiden sich deutlich darin, ob die vollständige Akte oder nur ein Auszug wandert. Entscheidend für Dich ist, dass die Weitergabe die Frist nicht verdoppelt: Nach der Übergabe endet der Zweck bei der abgebenden Schule für alles, was sie nicht selbst noch braucht.

Die Frage, die den Bestand halbiert

Nimm eine beliebige Liste und frage: Wofür genau brauche ich sie im nächsten Halbjahr? Wenn die Antwort „für den Fall, dass" lautet, ist der Zweck erfüllt und die Liste kann weg. Diese eine Frage räumt in den meisten Kollegien mehr auf als jede Dienstanweisung, weil sie keine Erlaubnis braucht, sondern nur eine Minute. Wie viel davon eine Person tatsächlich sehen darf, wird spätestens dann konkret, wenn eine Familie nach ihren Daten fragt — siehe das Auskunftsrecht an der Schule.

Kein Kollegium löscht aus eigenem Antrieb und das ist kein Vorwurf: Löschen bringt niemandem im laufenden Schuljahr einen Vorteil. Deshalb funktioniert der Vorsatz nicht, der Kalendereintrag aber schon.

Ein tragfähiges Löschkonzept hat drei Zeilen je Kategorie: was gelöscht wird, wann, durch wen. Mehr braucht es nicht und weniger trägt nicht. Der beste Termin liegt in den Wochen nach der Zeugnisausgabe, wenn die Jahrgänge ohnehin abgeschlossen werden.

• Ein fester Löschtag im Jahreskalender, mit Namen dahinter statt mit einer Funktionsbezeichnung.
• Eine Liste der Orte, an denen dieselbe Information liegt: Verwaltung, Klassenordner, geteiltes Laufwerk, private Geräte.
• Ein Protokoll mit Datum und Kategorie — es ist der Nachweis, dass die Schule ihre Löschpflicht erfüllt.

Der zweite Punkt ist der schwierige. Solange dieselbe Notenliste in drei Ablagen liegt, löscht der Löschtag ein Drittel. Deshalb ist die Frage, wo Schülerdaten überhaupt liegen dürfen, keine Software-, sondern eine Organisationsfrage — welche Rolle ein zentraler Ort dabei spielt, beschreibt die Seite zur Schulverwaltungssoftware.

Dieser Schritt fehlt in den meisten Löschkonzepten, obwohl er rechtlich vorgeschaltet ist. Schulen sind öffentliche Stellen und für Unterlagen öffentlicher Stellen sehen die Archivgesetze der Länder eine Anbietungspflicht vor: Bevor etwas vernichtet wird, ist es dem zuständigen Archiv anzubieten, das über die dauerhafte Aufbewahrung entscheidet.

Was das konkret bedeutet, ist wieder Landesrecht. Manche Länder haben Bewertungsmodelle, nach denen bestimmte Jahrgänge oder Aktentypen pauschal übernommen werden, andere verlangen die Anbietung im Einzelfall, wieder andere haben Bagatellgrenzen. Zuständig ist je nach Träger das Kommunal-, Kreis- oder Landesarchiv.

Ein zweiter Grund spricht für den Anruf: Das Archiv beantwortet nebenbei die Frage, was aus den historischen Beständen wird — Klassenbücher aus den Sechzigerjahren, Schulchroniken, Jahrgangsübersichten. Diese Unterlagen sind selten ein Datenschutzproblem und häufig ein archivwürdiger Bestand, den niemand vernichten sollte, nur weil er im Keller im Weg steht.

Praktisch löst Du das mit einem einzigen Anruf, der einmal je Schule geführt wird. Danach steht in Deinem Löschkonzept eine Zeile mehr — welche Kategorien vor der Vernichtung angeboten werden und an wen. Der Löschtag läuft dann in der richtigen Reihenfolge.